Orde op zaken in het nieuwe jaar

Richard Meinders stoel

Voor veel financieel dienstverleners was 2017 een goed jaar. De economie is in volle vaart en dit betekent dat er weer veel reuring in de markt is. Ook de woningmarkt draaide overuren en daarmee de hypotheekadviseurs.

In het laatste kwartaal van 2017 stagneerde de huizenverkoop, omdat -volgens de NVM-het aanbod op begint te raken. Er zijn simpelweg onvoldoende woningen om te verkopen. Ondanks al deze positieve signalen, zien wij in onze auditpraktijk nogal eens de keerzijde van de drukte. De financieel dienstverlener en zijn medewerkers zijn zo druk met de waan van de dag, dat de structuur wordt losgelaten. Voorbeelden hiervan zijn: incomplete adviesdossiers, achterstanden met permanent actueel en foutieve informatie. Een nieuw jaar is voor veel mensen de motivatie om het verleden achter zich te laten en weer fris te beginnen. Tijd van goede voornemens! Heeft u ze? Zo niet, dan heb ik er nog wel een paar voor u.

Personeelsdossiers

Er worden nogal wat eisen gesteld aan medewerkers van financieel dienstverleners, ze moeten betrouwbaar en vakbekwaam zijn. De betrouwbaarheid stelt u vast door een Verklaring omtrent het gedrag op te vragen voordat de medewerker in dienst treedt of start met het verlenen van financiële diensten. Het is niet nodig om deze periodiek opnieuw op te vragen, maar u moet wel de betrouwbaarheid continu bewaken. Dit kunt u doen door medewerkers een gedragscode te laten tekenen, waarin zij verklaren om incidenten aangaande hun betrouwbaarheid direct te melden en hier ook periodiek, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse functioneringsgesprekken, na te vragen. Ook moet u nagaan of een (kandidaat-) medewerker niet in staat van faillissement verkeert.

Tenslotte moet de medewerker, indien hij klantcontact heeft, de financiële eed/belofte afleggen. Daarnaast moet uw medewerker vakbekwaam zijn en, als hij adviseert, beschikken over de juiste adviesdiploma’s. Medewerkers die niet adviseren, maar zich wel met financiële dienstverlening bezighouden, moeten vakbekwaam zijn. Dit is

‘Mensen moeten zich bewust zijn van hun risico’s’

een open norm, dus u mag dat zelf invullen. Wel zal uit uw bedrijfsvoering moeten blijken op welke wijze u dit heeft ingevuld. Voor alle medewerkers geldt weer dat ze doorlopend vakbekwaam moeten zijn; Permanent actueel. Om aan te kunnen tonen dat uw medewerkers hieraan voldoen, dient u de volgende documenten beschikbaar te hebben (bij voorkeur gecentraliseerd in het personeelsdossier):

• Verklaring omtrent het gedrag;

• Resultaat insolventie-onderzoek (faillissement);

• Informatie over doorlopende betrouwbaar-heidstoetsing;

• Eed / belofte financiële sector;

• (Wft) diploma’s;

• PE-bewijzen;

• PA-bewijzen.

Adviesdossiers

Om tot een goed advies te komen, dient u de financiële positie, kennis en ervaring, risicobereidheid en de doelstellingen van de klant in kaart te brengen. U moet uit uw dossier kunnen aantonen dat u, rekening houdend met deze informatie, tot een passend advies bent gekomen. Uw advies moet zodanig zijn geformuleerd dat het voor de klant duidelijk is welke overwegingen tot dit advies hebben geleid. Dit moet de klant in staat stellen om zelfstandig tot een afgewogen oordeel te komen over uw advies. Wat mag dan verwacht worden dat er in uw dossier zit?

• Een omschrijving van de opdracht/klantvraag;

• Een bewijs van ontvangst van precontractuele informatie (dienstenwijzer, DVD, algemene voorwaarden);

• Een beloningsafspraak;

• Een klantinventarisatie;

• Onderbouwende documenten om de inventarisatie te staven (denk aan bestaande producten, salarisstroken, jaaropgaven etc.); .

• De door u uitgevoerde analyses;

• Uw advies;

• De bemiddelde financiële producten

Probeer dit dossier gestructureerd vorm te geven, bijvoorbeeld door uw (digitale) dossier in te delen in: opdracht, inventarisatie, analyse, advies en bemiddeling. Zo kunt u niet alleen de stukken terugvinden, maar ook uw collega’s.

Informatie actualiseren

Klopt alle informatie die u aan uw klant verstrekt nog wel met de werkelijke situatie? U kunt denken aan informatie op uw website over dienstverlening, dienstenwijzer en dienstverleningsdocument. Controleer minimaal eens per jaar of deze informatie nog actueel is en of ze nog met elkaar in samenhang is. Ook moet u, als u een variabele beloning uitbetaald aan uw medewerkers, op uw website vermelden hoeveel u heeft uitbetaald. Dit is informatie die over het algemeen jaarlijks aangepast moet worden. En als u dan toch bezig bent, kijk gelijk even of de informatie op een logische plaats op uw website staat. Denk bijvoorbeeld aan: beloningsbeleid en de dienstenwijzer op de pagina ‘Over ons’ en DVD’s op de productpagina’s van het betreffende product.

Aflossingsvrije hypotheken

Doordat er niet of slechts gedeeltelijk wordt afgelost op de hypotheek, kunnen huizenbezitters in financiële problemen komen als de hypotheek afloopt of indien men met pensioen gaat. De AFM maant geldverstrekkers om aandacht te besteden aan mensen met een aflossingsvrije hypotheek. Te beginnen met mensen die een hoog risico lopen. Ook voor u als adviseur ligt hier een belangrijke rol vanuit uw zorgplicht. Maak een analyse van de risicohypotheken in uw portefeuille en ga met deze mensen in gesprek. Het zal niet mogelijk zijn om voor iedereen een passende oplossing te vinden, maar mensen moeten zich wel bewust zijn van hun risico’s. Vergeet bij het eventueel versneld aflossen of oversluiten na een andere hypotheekvorm niet om uw klant schriftelijk te wijzen op het verminderde fiscaal voordeel. Voor u het weet, heeft u op dat gebied een claim aan uw spreekwoordelijke broek hangen.

Reactie toevoegen

 
Lees meer over
Adviesproces schade zorgvuldig vormgeven

Adviesproces schade zorgvuldig vormgeven

De trouwe lezer van deze rubriek zal het zijn opgevallen, dat ik nagenoeg altijd schrijf over het adviseren bij complexe producten -vaak producten die onder het...

‘Evenwicht tussen commercieel en maatschappelijk herstellen’

‘Evenwicht tussen commercieel en maatschappelijk herstellen’

Iedere woensdag in de nieuwsbrief van vvp online: de rubriek like & unlike. Daarin beantwoorden branchegenoten twee vragen: wat gaat er momenteel goed in de...

Orde op zaken voor advieskantoren in 2018

Orde op zaken voor advieskantoren in 2018

Voor veel financieel dienstverleners was 2017 een goed jaar, zo schrijft Richard Meinders van SVC Groep in VVP 1, februari 2018. "Maar ondanks alle positieve signalen,...

Spreiding vergroot kans op fair tarief

Spreiding vergroot kans op fair tarief

Bij de invoering van het provisieverbod voorzag men problemen ten aanzien van de betaalbaarheid van financieel advies. Om consumenten tegemoet te komen, is een...

Wat wil de klant  nu echt?

Wat wil de klant nu echt?

Op de advisering van inkomensvervangende verzekeringen zijn de adviesregels van artikel 4:23 Wft van toepassing. Dit betekent dat de adviseur de financiële...

Wennen aan  tijdschrijven

Wennen aan tijdschrijven

Voor accountants en advocaten is het de gewoonste zaak van de wereld, maar in de financiële dienstverlening willen we er nog niet echt aan: tijdschrijven....