Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Roadshow Adfiz actieve provisietransparantie

Roadshow Adfiz actieve provisietransparantie

Adfiz trekt het land in om leden én niet-leden te ondersteunen bij actieve provisietransparantie, verplicht bij particuliere schadeverzekeringen vanaf 1 juli....

VVP Ken je vak! Duurzaamheid: rode draad bij vergroening

VVP Ken je vak! Duurzaamheid: rode draad bij vergroening

(Björn Jalving, Turien/Ansvar, in Ken je vak! in VVP 1-2024) Over waarom een duurzame samenleving noodzakelijk is, raken we nooit uitgeschreven. Maar wat zullen...

Vergaderingen die inspireren

Vergaderingen die inspireren

(Jelle Bartels, The Main Thing, in Ken je vak! in VVP 1-2024) Door verschillende vormen van vergaderingen te hanteren en conflicten leidend te laten zijn, kunnen...

Ken je vak! Wartaal: mooie grote woorden

Ken je vak! Wartaal: mooie grote woorden

(Mieke Dadema, Soepel, in Ken je vak! in VVP 1-2024) Veel mensen denken dat ik niet van ingewikkelde woorden hou, dat het altijd maar makkelijk moet. Dat is niet...

Adfiz wil ruimere variabele beloning

Adfiz wil ruimere variabele beloning

"Dat we vooroplopen qua regels en het toezicht daarop streng is", schrijft Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn, "is niet erg. Maar het moet wel binnen...

Ken je vak! Adfiz: investeren in preventie en klimaatadaptatie

Ken je vak! Adfiz: investeren in preventie en klimaatadaptatie

(Adfiz in Ken je vak! in VVP 1-2024) De noodzaak om te investeren in preventie en klimaatadaptatie neemt toe. Adviseurs kunnen hier een essentiële rol in spelen. Klimaatrisico’s...

Ken je vak! Inkomen: het spel en de knikkers

Ken je vak! Inkomen: het spel en de knikkers

(Annemieke Postema, AOVdokter, in Ken je vak! in VVP 1-2024) Bij een arbeidsongeschiktheidsverzekering draait het niet alleen om het spel, maar ook om de knikkers....

Adfiz: keuze voor verkort hypotheekadvies goed onderbouwen

Adfiz: keuze voor verkort hypotheekadvies goed onderbouwen

"Verkort hypotheekadvies bij verduurzaming was al mogelijk, maar met dit onderzoek is in ieder geval meer duidelijkheid gekomen over wat er onder verkort hypotheek...

Investeren in preventie en klimaatadaptatie

Investeren in preventie en klimaatadaptatie

(Adfiz in Ken je vak! in VVP 1-2024) De noodzaak om te investeren in preventie en klimaatadaptatie neemt toe. Adviseurs kunnen hier een essentiële rol in...

Adfiz: "Verlaag drempels financieel advies verduurzaming"

Adfiz: "Verlaag drempels financieel advies verduurzaming"

Adfiz roept op tot het verlagen van adviesdrempels om consumenten en mkb te activeren en te helpen bij verduurzaming. Adfiz in haar reactie op de (inmiddels gesloten)...