Samenwerken vergt goede afspraken

Adfiz

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In onze vorige bijdrage hebben we aangegeven welke vragen betrokkenen kunnen stellen en hoe u daarmee om moet gaan. In dit artikel nadere uitleg over samenwerking met andere partijen.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, kun je met andere partijen samenwerken, waarbij ook persoonsgegevens worden gedeeld. Dat is mogelijk bij de invoer van gegevens in een externe adviesapplicatie of bij een direct-marketingactie, waarbij gegevens aan een marketingbureau worden gestuurd. In deze gevallen is de andere partij te beschouwen als verwerker voor de AVG. Als de verwerker op zijn beurt weer een andere partij wil inschakelen, de sub-verwerker, dan mag dat alleen met toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. Je bent verwerkingsverantwoordelijke als je het doel en de middelen voor de gegevensverwerking bepaalt. Belangrijk om te weten is, dat de verwerker alleen in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, volgens overeengekomen afspraken, persoonsgegevens mag verwerken. De verwerker mag de gegevens niet voor eigen doeleinden of onder zijn eigen gezag verwerken. De afspraken die je als verwerkingsverantwoordelijke maakt met de verwerker worden vastgelegd in een overeenkomst. Dat kan een afzonderlijke overeenkomst zijn, de zogenaamde verwerkersovereenkomst, of een andere overeenkomst, waarin de afspraken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zijn vastgelegd. In de verwerkersovereenkomst worden in ieder geval het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen opgenomen. De doelen van de verwerking worden uitsluitend door de verwerkingsverantwoordelijke vastgesteld.

Garanties

De AVG vermeldt ook andere onderwerpen die in de overeenkomst moeten worden geregeld. Zeer belangrijk is dat de verwerker afdoende garanties moet kunnen bieden met betrekking tot passende technische en organisatorische maatregelen, om te kunnen voldoen aan de vereisten van de AVG. Denk daarbij aan beveiligingsmaatregelen; de toegang tot de persoonsgegevens door personeel van de verwerker en de beveiliging van locaties of systemen. Uiteraard moet ook een duidelijke afspraak worden gemaakt over de handel

‘Afspraken vastleggen in overeenkomst’

wijze als er sprake is van een beveiligingsincident of een datalek. Leg daarbij bijvoorbeeld vast wie onderzoek naar een incident uitvoert en wie een eventuele melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkene. Tenslotte is van belang dat je als verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid vastlegt, om controles uit te voeren op naleving van de verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst. Als verwerkingsverantwoordelijke ben en blijf je immers verantwoordelijk voor de bescherming van de betreffende persoonsgegevens.

Vastleggen

Voor de bescherming van persoonsgegevens bij de samenwerking met een verwerker is het belangrijk om alle afspraken grondig vast te leggen in een verwerkersovereenkomst. Je kunt daarvoor zelf een model gebruiken of een juridisch adviseur raadplegen. Adfiz geeft haar leden over dit en andere onderwerpen met betrekking tot de AVG duidelijke uitleg en waar nodig ondersteunt zij hen met praktische tips en tools.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Roadshow Adfiz actieve provisietransparantie

Roadshow Adfiz actieve provisietransparantie

Adfiz trekt het land in om leden én niet-leden te ondersteunen bij actieve provisietransparantie, verplicht bij particuliere schadeverzekeringen vanaf 1 juli....

Adfiz wil ruimere variabele beloning

Adfiz wil ruimere variabele beloning

"Dat we vooroplopen qua regels en het toezicht daarop streng is", schrijft Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn, "is niet erg. Maar het moet wel binnen...

Ken je vak! Adfiz: investeren in preventie en klimaatadaptatie

Ken je vak! Adfiz: investeren in preventie en klimaatadaptatie

(Adfiz in Ken je vak! in VVP 1-2024) De noodzaak om te investeren in preventie en klimaatadaptatie neemt toe. Adviseurs kunnen hier een essentiële rol in spelen. Klimaatrisico’s...

Adfiz: keuze voor verkort hypotheekadvies goed onderbouwen

Adfiz: keuze voor verkort hypotheekadvies goed onderbouwen

"Verkort hypotheekadvies bij verduurzaming was al mogelijk, maar met dit onderzoek is in ieder geval meer duidelijkheid gekomen over wat er onder verkort hypotheek...

Investeren in preventie en klimaatadaptatie

Investeren in preventie en klimaatadaptatie

(Adfiz in Ken je vak! in VVP 1-2024) De noodzaak om te investeren in preventie en klimaatadaptatie neemt toe. Adviseurs kunnen hier een essentiële rol in...

Adfiz: "Verlaag drempels financieel advies verduurzaming"

Adfiz: "Verlaag drempels financieel advies verduurzaming"

Adfiz roept op tot het verlagen van adviesdrempels om consumenten en mkb te activeren en te helpen bij verduurzaming. Adfiz in haar reactie op de (inmiddels gesloten)...

Burgemeester Valkenburg neemt watersnoodboekje Adfiz in ontvangst

Burgemeester Valkenburg neemt watersnoodboekje Adfiz in ontvangst

Adfiz-voorzitter Roger van der Linden reikte vorige week de Adfiz-publicatie 'Watersnood in de Valckenborgh' over de watersnood in 2021 uit aan burgemeester Daan...

Adfiz Nieuwjaarspeiling: verwachtingen voor 2024 fors positiever

Adfiz Nieuwjaarspeiling: verwachtingen voor 2024 fors positiever

Voor het komende jaar 2024, aldus de Adfiz Nieuwjaarspeiling, verwachten zo’n 25 procentpunt meer kantoren een groei te noteren dan de realisatie over 2023....

Regels actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli a.s.

Regels actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli a.s.

De regels voor actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli 2024. De wetswijziging is gepubliceerd in de Staatscourant. Vanaf 1 juli dienen adviseurs de consument...

5, 4, 3, 2, 1, go!

5, 4, 3, 2, 1, go!

Dit jaar ‘trakteerde’ Adfiz tijdens haar nieuwjaarsbijeenkomst de aanwezigen op een powerspeech van Ben 'Tyler' Tiggelaar, expert in leiderschap, verandering...