Van db naar dc, acht gouden tips (2)

Wim Hoogendoorn

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen Tuijp en Wim Hoogendoorn (foto) van opleider en pensioenadvieskantoor Edmond Halley hun gouden tips. Hier volgt de tweede gouden tip in een serie van acht.

De tips hebben het doel je te helpen dergelijke projecten sneller, voorspelbaarder, makkelijker een beter resultaat te laten realiseren, met een tevreden opdrachtgever als resultaat.

 

Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
We zien in onze opleidingen heel wat projectplannen voorbij komen. Vaak maken ze deel uit van een offerte. In veel projectplannen wordt uitgebreid ingegaan op de inhoud van het project. Wat vaak mist is de inrichting van het project zelf. Wie heeft welke rollen, taken en bevoegdheden? Hoe lopen communicatielijnen? Hoe en in welke groepssamenstelling worden problemen opgelost en belangentegenstellingen opgelost?

 

Ik hoor het je bijna denken: “Is dat niet een enorme overkill?” Het klinkt misschien groot, maar een ontwerp voor een projectorganisatie kun je heel beknopt houden. Misschien één of twee A-4-tjes. De voordelen zijn enorm. Het geeft duidelijkheid vooraf wat een hoop discussies voorkomt, het geeft commitment vooraf en het bied je “veiligheid”. Hoe dat laatste werkt lees je hierna.
 

Opdrachtgever heeft stevige taken en is eindverantwoordelijk

Soms hebben opdrachtgevers de neiging om zich zo min mogelijk met het project te bemoeien. Ze zien het dan als een fietsreparatie. Je brengt de fiets stuk weg en hij komt gerepareerd terug.Maar in een project - wat een adviestraject in feite ook is - is de opdrachtgever ook verantwoordelijk voor het leveren van de middelen en mensen die nodig zijn voor het project. Ook zal hij of zij gedurende het project bereid moeten zijn om knopen te hakken en verzoeken tot afwijkingen van het originele plan te beoordelen en daar uitspraken over te doen. Pensioen is het soort fiets dat je alleen maar samen kunt repareren.

 

De opdrachtgever staat daarom aan het hoofd van het project, niet de projectleider of adviseur. Ten behoeve van duidelijkheid en commitment van de opdrachtgever is het belangrijk om dit expliciet in je projectplan op te nemen.

 

Het is verstandig om een stuurgroep in te richten. Daarin zitten dan de verschillende stakeholders. De opdrachtgever is de voorzitter.

Afweging van belangen van de stakeholders die niet zomaar verenigd kunnen worden, gebeurt in de stuurgroep. Uiteindelijk neemt de opdrachtgever een besluit op advies van de stuurgroep. Jouw rol in de stuurgroep is die van de inhoudelijk specialist die vragen kan beantwoorden en consequenties van opties en besluiten kan schetsen. Zo voorkom je ook dat je als projectleider (pensioenadviseur) door de diverse stakeholders onder druk gezet kunt worden om toch vooral hún belang voorop te stellen.

 

In een pensioentraject ligt het voor de hand dat in elk geval de werknemers en de werkgever in de stuurgroep zijn vertegenwoordigd. Maar het kan verstandig zijn ook de pensioenuitvoerder, of andere betrokkenen te betrekken. Zelfs als je de adviseur van de werknemers bent en de werkgever heeft een eigen adviseur (of andersom) is een stuurgroep een geweldig hulpmiddel. Wanneer er twee adviseurs elk een partij vertegenwoordigen, dan vormt dit per definitie een conflictmodel. Als er dan geen orgaan is (stuurgroep) waar dit conflict afgehandeld kan worden, kan een verschil van mening eigenlijk alleen maar escaleren waardoor strijd ontstaat. En helaas lijkt dit als we om ons heen kijken eerder regel dan uitzondering.

 

De projectleider, en dat ben jij als adviseur vaak, informeert de stuurgroep, maar legt alleen verantwoording af aan de opdrachtgever. Anders word de adviseur bij onenigheid schietschijf van alle partijen. Gouden tip nummer 2 is daarom: ontwerp een projectstructuur, zorg dat de opdrachtgever zijn rol goed kent, blijf zelf buiten de belangenafwegingen en richt daarvoor een stuurgroep in.

 

Gouden tip 3 tot en met 8 worden behandeld in de volgende afleveringen. De eerstvolgende twee gaan, net als tip 2, over wat er minimaal in elk projectplan zou moeten staan.

 

Dit zijn de afleveringen in deze serie:
o Gouden tip 1: Langzaam is snel
o Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
o Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtbeschrijving op het juiste niveau
o Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning
o Gouden tip 5: Ga pas rekenen als alle partijen het eens zijn over de grondslagen
o Gouden tip 6: Reken nooit aan de hand van maatmannen
o Gouden tip 7: Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden (maar welk plaatje?)
o Gouden tip 8: Implementeren is een vak apart

 

Welke ervaringen heb jij in het omgaan met belangenafwegingen? Ben je ooit gemangeld in “de politiek van het proces?” Wat raad je aan? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s!

Reactie toevoegen

 
Basis voor breed gedragen pensioencontract

Basis voor breed gedragen pensioencontract

Volgens een rapport dat de Pensioenfederatie heeft opgesteld, zijn beide varianten van een nieuw pensioencontract die het kabinet voor ogen staan, praktisch uitvoerbaar....

Van db naar dc: acht gouden tips (8)

Van db naar dc: acht gouden tips (8)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen...

Van db naar dc, acht gouden tips (7)

Van db naar dc, acht gouden tips (7)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een...

Van db naar dc, acht gouden tips (6)

Van db naar dc, acht gouden tips (6)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een...

Van db naar dc, acht gouden tips (5)

Van db naar dc, acht gouden tips (5)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een...

Van db naar dc, acht gouden tips (4)

Van db naar dc, acht gouden tips (4)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een...

Van db naar dc, acht gouden tips (3)

Van db naar dc, acht gouden tips (3)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een...

Van db naar dc, acht gouden tips (1)

Van db naar dc, acht gouden tips (1)

In de pensioenadvisering is het bijna standaard. Als een pensioencontract op basis van uitkeringsovereenkomst expireert, wordt het omgezet naar een premieovereenkomst....

"dc maakt pensioen niet ineens sexy"

"dc maakt pensioen niet ineens sexy"

Enkel de overgang van DB naar DC maakt pensioen niet ineens sexy, zegt Jeroen Tuijp (partner Edmond Halley Pensioenmanagement) in een gesprek met Zwitserleven Update....

AG in zee met Edmond Halley

AG in zee met Edmond Halley

De Wft-pensioenopleiding inclusief examen van het Koninklijk Actuarieel Genootschap (AG) wordt uitgevoerd door Edmond Halley Pensioenopleidingen en georganiseerd...