Van db naar dc, acht gouden tips (3)

1. 1 april 2016, door Jeroen Tuijp, Jeroen Tuijp
2. 0 reacties

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen Tuijp (foto) en Wim Hoogendoorn van opleider en pensioenadvieskantoor Edmond Halley hun gouden tips. Hier volgt de derde gouden tip in een serie van acht.

De tips hebben het doel je te helpen dergelijke projecten sneller, voorspelbaarder, makkelijker een beter resultaat te laten realiseren, met een tevreden opdrachtgever als resultaat.

 

Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtomschrijving in het projectplan, op het juiste niveau

In tip 1 ging het over het opzetten van een projectplan. In tip 2 bespraken we dat in dat het je helpt om in dat projectplan de projectorganisatie te beschrijven. Deze derde tip gaat over het volgende onderdeel dat in geen enkel projectplan mag ontbreken.

Zorg dat de betrokken partijen concreet en diepgaand vooraf hun wensen en doelstellingen formuleren. Dat kan heel wat tijd vragen waardoor je misschien in de verleiding komt alvast te starten in de verwachting dat de opdracht dan wel duidelijker wordt. Niet doen!

Meestal wordt de opdracht niet “vanzelf” duidelijker en dan heb je te maken met verschillende mensen die verschillende verwachtingen van jouw werk hebben. Je traject wordt daarmee onbestuurbaar en jij komt onder druk.

 

Niet alleen is het verstandig een duidelijke en expliciete opdracht te formuleren, ook helpt het om het op voldoende diepgaand niveau te formuleren. Naarmate je adviesopdracht op diepgaander niveau is geformuleerd wordt het gemakkelijker voor je om je advies succesvol af te ronden.

 

Je hebt vast wel eens iemand horen zeggen dat het niet gaat om de boormachine, maar om het gat in de muur. Bedoeld wordt dat mensen minder geïnteresseerd zijn in het gereedschap voor een oplossing dan in de oplossing zelf. In deze uitdrukking gaan mensen er dus van uit dat er twee behoeftenniveaus zijn. Maar je kunt nog wel verder gaan. Het gaat niet om een gat in de muur, het gaat om een schilderij aan de muur. Nog een niveau dieper: het gaat niet om een schilderij, het gaat om een gevoel van gezelligheid.

 

Als je denkt dat je klant een boormachineprobleem heeft, heb je het dus over boormachines. Je oplossing wordt ook een boormachine. Vast een heel goed geselecteerde boormachine, maar een boormachine. Maar als je de vraag zo ver hebt onderzocht dat je er achter komt dat het om gezelligheid gaat, kun je met andere gordijnen, een schemerlamp, of een familie-uitje misschien wel een betere oplossing voor de gezelligheidswens bieden dan met een boormachine.

 

Hetzelfde geldt in pensioenadvisering. Een opdrachtomschrijving waarin ook het dieperliggende strategische doel van je klant is opgenomen biedt een paar enorme voordelen:

1. Het geeft je een veel grotere lijst van mogelijke manieren om je klantprobleem of wens op te lossen. Daardoor kun je misschien gemakkelijker tot een oplossing komen, of belangen die eerst onverenigbaar leken (de één wil een groene boormachine de ander een blauwe) irrelevant maken (we nemen gordijnen).
2. Daarnaast geven die meerdere opties je de kans om je klant veel beter te helpen dan hij van jou verwacht had. Ofwel, je kunt een veel grotere waarde toevoegen.
3. Ten derde zorgt het er voor dat je positie als adviseur wordt versterkt. Die toegevoegde waarde willen ze de volgende keer weer en dan weten ze natuurlijk precies bij wie ze daarvoor moeten zijn.

 

In elk pensioenadvies hebben de werknemers en de werkgever ieder hun doelstellingen. Van beide partijen moeten de doelstellingen boven water komen voordat je aan de gang kunt. Liefst op een wat dieper niveau.

 

Praktisch doelstellingen inventariseren
Om de doelstellingen van de werknemers boven water te krijgen is een enquête een geweldig middel. Als je deze goed opzet kun je ook veel te weten komen over de behoeften achter wensen. Door in je analyse van de uitkomsten kruistabellen te gebruiken kun je inzoomen op deelgroepen. Er zijn heel eenvoudig en zelfs gratis te gebruiken instrumenten waarmee je werknemers makkelijk on-line kunt enquêteren.

 

Handig, zo’n tool, maar bedenk je wel dat de kwaliteit van de vragen de waarde van de enquête en daarmee de legitimiteit van de uitkomsten bepaalt. Dus denk goed over de vragen na, of huur een professional in om je te helpen valide antwoorden te krijgen waar je ook echt wat mee kunt.

 

De wensen en doelstellingen van de werkgever achterhalen gaat beter via persoonlijke gesprekken dan met een enquête. Je hebt aan de kant van de werkgever met minder mensen te maken en een gesprek geeft je dan veel betere gelegenheid om echt de diepte in te gaan.

Bij dergelijke gesprekken is het vooral van belang te vragen naar bedrijfsdoelen, de strategie en wat ze aan het doen zijn om die strategie uit te voeren. Ook van belang is de (gewenste) bedrijfscultuur en het beeld dat de directie van de medewerkers heeft. Dat gaat dus helemaal niet over pensioen, maar over het bedrijf.

 

Pas als je dit bedrijf begint te begrijpen vraag je naar wat de rol van pensioen voor de werkgever in de context van de doelen en cultuur van dit bedrijf is. Die koppeling aan doelen en cultuur is cruciaal. Als je een pensioen regelt dat niet aansluit op de cultuur en niet bijdraagt aan de bedrijfsdoelen kost dat alleen maar geld dat niets oplevert. Dan vernietig je waarde in plaats van dat je waarde toevoegt.

 

Van doelstellingen en belangen naar opdrachtbeschrijving
Als je de doelstellingen van werkgever en werknemer geïnventariseerd hebt, kun je een concrete opdrachtbeschrijving opstellen. Formeel geeft je opdrachtgever de opdracht maar in de praktijk is het bijna altijd de adviseur die de opdracht formuleert. De opdrachtgever verstrekt dan de opdracht door met het voorstel van jou in te stemmen.

 

Stel hem zo op dat je “naar huis mag” als je alles, en niets meer dan wat in de opdrachtomschrijving staat, hebt gerealiseerd. Houd daarbij het doel van de opdracht op het niveau van uitkomst, dat geeft speelruimte. Maar beschrijf wel zo concreet en scherp mogelijk de aanpak waarmee je dat doel gaat realiseren.

 

Als de opdrachtformulering helder en akkoord is, kun je gaan samenwerken met de stakeholders. om ieders belangen zo goed mogelijk te verenigen. De projectorganisatie zoals we die in gouden tip 2 voorstellen kan je daar geweldig bij helpen.

 

Gouden tip 3 is daarom: inventariseer de wensen van de deelnemers met een enquête, inventariseer de wensen van de werkgever op bedrijfsstrategisch niveau, en formuleer je adviesopdracht in het kader van de bevindingen daarvan.

 

Gouden tip 4 tot en met 8 worden behandeld in de volgende afleveringen. De eerstvolgende gaat, net als gouden tip 2 en 3, over wat er minimaal in elk projectplan zou moeten staan.

 

Dit zijn de afleveringen in deze serie:
o Gouden tip 1: Langzaam is snel
o Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
o Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtbeschrijving op het juiste niveau
o Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning
o Gouden tip 5: Ga pas rekenen als alle partijen het eens zijn over de grondslagen
o Gouden tip 6: Reken nooit aan de hand van maatmannen
o Gouden tip 7: Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden (maar welk plaatje?)
o Gouden tip 8: Implementeren is een vak apart

 

Welke ervaringen heb jij met de totstandkoming van opdrachtformuleringen? Welke tips heb je nog? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s! Schrijf je ervaringen op in het tekstvak hieronder.
 

Reactie toevoegen

Naam

E-mailadres

Reactie

Organisatie

Telefoonnummer

VVPVIP HypothekenVVP Innovatie PlatformVIP SchadeVVP Twitter

Toevoegen