Van db naar dc: acht gouden tips (8)

1. 25 mei 2016, door Jeroen Tuijp, Jeroen Tuijp
2. 0 reacties

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen Tuijp (foto) en Wim Hoogendoorn van opleider en pensioenadvieskantoor Edmond Halley hun gouden tips. Hier volgt de achtste en laatste gouden tip.

Gouden tip 8: de adviescirkel is nu rond, maar in de implementatie kun je nog heel veel waarde toevoegen en problemen voorkomen.

Voor wat betreft de besluitvorming komt het proces nu ten einde. Als het op de in de tips beschreven wijze is ingevuld door de partijen, dan is de kans groot dat het een efficiënt en constructief traject is geweest.

De beschreven projectopbouw zorgt voor een heldere resultaatgerichte projectstructuur. In de reken- en inzichtfase wordt duidelijk wat de impact van bepaalde keuzes is en in hoeverre dat aansluit bij de vastgestelde doelen. Keuzes maken wordt daarmee sterk vereenvoudigd. Op die manier is de cirkel rond, en kunnen de gemaakte keuzes ook relatief eenvoudig worden uitgelegd aan de achterban(nen).

Wat nu nog volgt is de implementatie van de gemaakte keuzes en de communicatie.

De praktijk leert dat deze fase nog tot een heleboel ongewenste situaties kan leiden. Bijvoorbeeld een verzekeraar die een bepaalde afspraak niet helemaal kan uitvoeren op de manier die gewenst is. Of een manier van communiceren die weerstand bij medewerkers oproept tegen de wijzigingen, soms ondanks dat de regeling juist een verbetering betekent!

Om problemen in implementatie te voorkomen raden we dan ook aan om in de reken- en inzichtfase al de uitvoerder(s) te betrekken, nog voordat er bepaalde keuzes worden gemaakt dus. Dit kan later veel ellende voorkomen.

Wat de communicatie betreft, de enquête uit de eerste gouden tip levert je geweldige informatie op over waar je het over moet gaan hebben en welke toonzetting je het best kunt kiezen. Die handige grafieken uit gouden tip 7 kunnen vervolgens de werknemers veel inzicht en daarmee vertrouwen en acceptatie bieden.

 

Goed communiceren kost tijd en geld. Maar als je het maar matig doet is een deel van het geld dat aan pensioen wordt besteed effectloos. Het pensioen wordt dan niet zo gewaardeerd als zou kunnen.

Als de regeling is geïmplementeerd volgt het beheer. Door de automatisering is er steeds minder beheerwerk voor pensioencontracten nodig. Toch is er nog wel te doen gedurende de loop van het contract.

Veel adviseurs kiezen er als vanzelfsprekend voor om dit beheer voor hun rekening te nemen. Dat kan een heel goed idee zijn, maar is het zeker niet altijd.

 

Er zijn inmiddels uitvoerders die zo ver zijn geautomatiseerd dat ze het beheer volledig kunnen overnemen. Soms is een klant prima zelf in staat om, afhankelijk van regeling en uitvoerder, zelf het beheer te voeren. Een handboek voor de afdeling personeelszaken waarin staat wat er precies moet gebeuren in welke situatie kan dan een beteralternatief zijn dan zelf het beheer uitvoeren.

Er bestaan ook bureaus die zijn gespecialiseerd in het pensioenbeheer. Ze kunnen dat vaak beter en goedkoper dan dat je dat als adviseur kunt. Adviseren en beheren vergen elk een heel verschillende mindset en bedrijfscultuur. In de managementliteratuur wordt beschreven dat het niet goed mogelijk zou zijn om dergelijke verschillende culturen in één onderneming te realiseren. Wie dat toch probeert zou dan nooit kunnen uitblinken als bedrijf.

In elk geval moet het zelf gaan uitvoeren van het beheer geen automatisme zijn, maar een expliciete overweging per klant.

 

De gouden tips voor de voorbereiding van een pensioenadviestraject nog even op een rijtje:

o Gouden tip 1: Langzaam is snel, neem tijd voor een gedegen projectplan
o Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
o Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtbeschrijving op het juiste niveau
o Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning

 

Gouden tip 5 tot en met 8 gaan meer over de inhoud en vorm van het pensioenadvies.

o Gouden tip 5: Ga pas rekenen als alle partijen het eens zijn over de grondslagen
o Gouden tip 6: Reken nooit aan de hand van maatmannen
o Gouden tip 7: Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden (maar welk plaatje?)
o Gouden tip 8: Implementeren is een vak apart

 

 

Welke ervaringen heb jij met de communicatie van complexe data? Welke tips heb je nog? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s! Schrijf je ervaringen op in het tekstvak hieronder.

 

Reactie toevoegen

Naam

E-mailadres

Reactie

Organisatie

Telefoonnummer

VVPVIP HypothekenVVP Innovatie PlatformVIP SchadeVVP Twitter

Toevoegen