Afspraken goed vastleggen

section1_page48_article49_1.jpg

In eerdere bijdragen in deze serie hebben we al onderstreept om met klanten tijdig afspraken over zorgplicht te maken en deze zorgvuldig vast te leggen. Deze keer staat de vraag centraal hoe je afspraken over zorgplicht kun vastleggen met je klant. Daarbij is de hoofdregel: algemene afspraken in je algemene voorwaarden, specifieke afspraken in de overeenkomst van opdracht.

Voordat je afspraken over je dienstverlening vastlegt, bespreek je deze met je klant. Het is van belang dat de klant goed begrijpt welke dienstverlening hij kan verwachten, welke kosten daaraan verbonden zijn en gedurende welke periode deze diensten verleend zullen worden.

Algemene voorwaarden

Algemene afspraken over je dienstverlening die je met al je klanten maakt, kun je vastleggen in algemene voorwaarden. Hierin neem je bijvoorbeeld de wettelijke Wft-zorgplicht op, waarbij je vastlegt dat je de klant informatie zal geven over wijzigingen in wet-en regelgeving of zijn financieel product. Dit is ook een goede plek om vast te leggen wat er moet gebeuren als de overeenkomst eindigt (zie VVP 3-2017) en om vast te leggen dat de klant jou tijdig moet informeren als zijn persoonlijke situatie wijzigt. Het is belangrijk dat de klant de gelegenheid heeft om kennis van te nemen van de algemene voorwaarden. Daarom geef je de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst aan de klant of je stuurt ze mee met je offerte. Het is niet nodig dat de klant de algemene voorwaarden onder-tekent. Neem in de overeenkomst van opdracht wel op dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant daarmee akkoord gaat.

Overeenkomst van opdracht

Meer specifieke afspraken die je met je klant maakt leg je vast in een overeenkomst van opdracht. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld specifieke zorgplichtwerkzaamheden, zoals een periodieke evaluatie van de situatie van de klant. Op de inhoud van de overeenkomst van opdracht gaan we in de volgende aflevering uitgebreid in. De overeenkomst van opdracht moet uiterlijk voor aanvang van je werkzaamheden gesloten worden, bijvoorbeeld voordat je begint met je eerste adviesgesprek. Voor bestaande klanten waarmee je

‘Een juridisch adviseur kan helpen bij de juiste vastlegging van de afspraken’

misschien geen of verouderde afspraken hebt gemaakt, kun je nieuwe of gewijzigde afspraken in de overeenkomst vastleggen. Een goed moment daarvoor is wanneer je een gesprek met de klant voert over eventuele wijzigingen in zijn situatie of over een nieuwe adviesvraag.

Sluit je een overeenkomst van opdracht digitaal, dan zijn de regels voor overeenkomsten op afstand van toepassing. Bij een overeenkomst op afstand geldt dat de klant veertien dagen bedenktijd heeft en de overeenkomst in die periode zonder opgave van reden kan beëindigen. Je moet de klant ook duidelijk informeren over deze mogelijkheid. Vergeet bij een overeenkomst op afstand ook niet om de algemene voorwaarden tijdig aan de klant te sturen. De voorwaarden alleen ter beschikking stellen op de website is onvoldoende.

Het is van groot belang dat je duidelijke afspraken maakt over je werkzaamheden en dat je die afspraken zorgvuldig vastlegt in een overeenkomst en algemene voorwaarden. Neem hiervoor altijd contact op met je juridisch adviseur, zodat deze kan helpen bij een juiste vastlegging. Adfiz biedt haar leden op dit vlak ondersteuning door voorbeelden van modelovereenkomsten en algemene voorwaarden ter beschikking te stellen.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Oproep Adfiz en OvFD: “Hanteer uniforme corona-vragenlijst”

Oproep Adfiz en OvFD: “Hanteer uniforme corona-vragenlijst”

Adfiz en OvFD roepen geldverstrekkers op de uniforme corona-vragenlijst van NHG over te nemen of in ieder geval ook te accepteren naast een eventuele eigen vragenlijst. Samen...

Niet controleren aflosnota kost advieskantoor duizenden euro's

Niet controleren aflosnota kost advieskantoor duizenden euro's

Kifid laat verzekeringskantoor Amptmeijer een bedrag van 7.570,68 euro vergoeden aan een klagend stel. In haar einduitspraak GC 2020-439 oordeelt de Geschillencommissie...

Klager maakt zorgplichtschending niet concreet

Klager maakt zorgplichtschending niet concreet

(Kifid-uitspraak GC 2020-381) Zorgplicht Assurantietussenpersoon, beleggingsverzekeringen afgesloten via Tussenpersoon. Consument stelt dat Tussenpersoon bij de...

Wiertsema (Adfiz): financiering nazorg hoger op de agenda

Wiertsema (Adfiz): financiering nazorg hoger op de agenda

"Ik vind het een goede zaak dat de AFM onlangs heeft aangekondigd onderzoek te willen doen naar de beheerfase. Maar dan moet de AFM wel de financiering in haar probleemanalyse...

Slechter pensioen voor bijna tweederde deelnemers door flatrate

Slechter pensioen voor bijna tweederde deelnemers door flatrate

Invoering van een leeftijdsonafhankelijke premie (flatrate) laat bij 64 procent (30 van de 47) van de deelnemers een (substantiële) verslechtering van het ouderdomspensioen...

Vierjaarlijkse evaluatie Kifid van start

Vierjaarlijkse evaluatie Kifid van start

Het ministerie van Financiën start weer met de vierjaarlijkse evaluatie van Kifid. Adfiz is daarbij betrokken via een klankbordgroep met vertegenwoordigers...

Uitstel assurantiebelasting geldt alleen adviseurs en verzekeraars

Uitstel assurantiebelasting geldt alleen adviseurs en verzekeraars

Op vragen van Adfiz en het Verbond van Verzekeraars heeft de Belastingdienst bevestigd dat de uitstelmogelijkheid van de betaling van assurantiebelasting tijdens...

Specifieke normering zorgplicht beheerfase?

Specifieke normering zorgplicht beheerfase?

De AFM gaat het komende jaar inventariseren waar behoefte bestaat aan concretisering van het wettelijk zorgplichtkader. Dat kondigt de toezichthouder aan in zijn...

Adfiz: checklist zakelijke klanten en de coronacrisis

Adfiz: checklist zakelijke klanten en de coronacrisis

Adfiz heeft een beknopte checklist van onderwerpen gemaakt die adviseurs kunnen helpen bij het proactief benaderen van zakelijke relaties in de coronacrisis. Adfiz:...

Adviseur hoeft niet alle clausules paraat te hebben

Adviseur hoeft niet alle clausules paraat te hebben

De adviseur die in het holst van de nacht naar een brandschade snelt, hoeft niet alle clausules in de betreffende polis paraat te hebben. Dat vindt de Rechtbank...