Communiceer helder en simpel

Adfiz privacy 2018

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geven we uitleg over de informatie die je moet geven aan betrokkenen.

Eén van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Dat betekent dat het voor betrokkenen duidelijk moet zijn dat er gegevens van hen worden verwerkt, door wie dat gebeurt en met welk doel. Ook is het belangrijk om betrokkenen duidelijk te maken welke rechten zij hebben. Je moet informatie kort, begrijpelijk en toegankelijk vormgeven. Gebruik daarbij eenvoudig taalgebruik, zodat alle betrokkenen de informatie kunnen begrijpen. Het kan helpen als je standaard iconen gebruikt.

Vaak heb je direct contact met een betrokkene. Dan informeer je de betrokkene op het moment dat je persoonsgegevens van die betrokkene verkrijgt, tenzij je zeker weet dat de betrokkene deze informatie al heeft. Je informeert de betrokkene in ieder geval over jouw onderneming, contactgegevens en kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens, zoals doeleinden en grondslagen. Ook informeer je duidelijk aan welke partijen je de persoonsgegevens verder zult verstrekken, zoals bijvoorbeeld verwerkers die je inschakelt en of je de persoonsgegevens door zult geven aan internationale organisaties of derde landen. Verder geef je aan hoe lang je gegevens zult bewaren en maak je betrokkenen duidelijk welke rechten zij hebben. Zoals het recht om verzoeken tot bijvoorbeeld inzage in te dienen, het recht om een gegeven toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de AVG zijn tevens enkele andere verplichtingen opgenomen die samenhangen met de omstandigheden waarin je de persoonsgegevens verwerkt. Let daar goed op!

Gegevens niet van betrokkene

Het kan zijn dat je persoonsgegevens niet direct van betrokkenen krijgt. Ook dan moet je de betrokkenen informeren over jouw verwerking van persoonsgegevens. Dat doe je in ieder geval op het moment, dat je voor het eerst contact opneemt met een betrokkene of uiterlijk binnen 1 maand nadat je de persoonsgegevens hebt verkregen. Betrokkenen moet je in deze gevallen ook informeren over de herkomst en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Algemene verklaring

Je moet de informatie schriftelijk of met andere (elektronische) middelen verstrekken, maar in ieder geval op een manier die passend is voor betrokkenen. Om consequent en efficiënt te kunnen informeren, is het aan te raden om een algemene verklaring op te stellen. Met een goed format kun je zo gedurende langere tijd meerdere betrokkenen consequent informeren.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Ken je vak! Adfiz: open norm transparantieregels geeft ruimte

Ken je vak! Adfiz: open norm transparantieregels geeft ruimte

(Adfiz in Ken je vak!, VVP 3-2024) Sinds 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adviseurs moeten...

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd en fors afgeslankt

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd en fors afgeslankt

Het uniform uitvraagformulier WGA-ERD is weer geactualiseerd en tegelijkertijd handzamer gemaakt. Adfiz: "In de loop der jaren zijn er de nodige toevoegingen gedaan...

"Waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk zelf kunnen en willen"

"Waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk zelf kunnen en willen"

In zijn nieuwe maandcolumn fileert Adfiz-directeur een aantal misvattingen over financieel adviseurs. Daaronder "het waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk...

Blessing in disguise?

Blessing in disguise?

(Enno Wiertsema, Adfiz, in VVP-special De Waarde van Advies 2024) Adviseurs moeten consumenten per 1 juli 2024 vóór het afsluiten van een nieuw contract...

VVP-special De Waarde van Advies: advieswaarde meer uitdragen

VVP-special De Waarde van Advies: advieswaarde meer uitdragen

De waarde van financieel advies is onmiskenbaar, maar het blijft belangrijk haar uit te dragen. Actieve provisietransparantie, schrijft Adfiz in de VVP-special De...

VVP-poll: verplichte aov zelfstandigen staat haaks op ondernemerschap

VVP-poll: verplichte aov zelfstandigen staat haaks op ondernemerschap

Het kan niemand zijn ontgaan.  Een paar weken geleden bracht minister Van Gennip de Wet Basisverzekering Arbeidsongeschiktheid Zelfstandigen (BAZ) in internetconsultatie....

Adfiz: kennisportaal Actieve Provisietransparatie geüpdatet

Adfiz: kennisportaal Actieve Provisietransparatie geüpdatet

Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adfiz heeft haar kennisportaal Actieve Provisietransparantie...

Open norm transparantieregels geeft ruimte

Open norm transparantieregels geeft ruimte

(Adfiz in Ken je vak!, VVP 3-2024) Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adviseurs moeten...

Exacte provisie op offerte nog niet bij alle schadeverzekeraars

Exacte provisie op offerte nog niet bij alle schadeverzekeraars

Adfiz heeft schadeverzekeraars gevraagd vanaf welke datum hun offerteprogrammatuur de mogelijkheid biedt om de exacte provisie op de offerte te vermelden. Van een...

Roger van der Linden: het adviesvak is intrinsiek van grote maatschappelijke betekenis

Roger van der Linden: het adviesvak is intrinsiek van grote maatschappelijke betekenis

"Wij adviseurs weten al lang dat de waarde van ons advies niet alleen van materiële, financiële aard is. Maar dat de waarde van financieel advies vooral...