VVP Ondernemerspanel: eindejaarsgesprek gaat ergens over

Astrid van de Bovekamp 2018

 

Voor veel leidinggevenden en medewerkers voelt het eindejaarsgesprek als een verplichting. Het is vaak een ritueel, waar veel tijd in gaat zitten. De formulieren worden plichtmatig ingevuld. Sommige leidinggevenden zijn voor minimaal twee weken volledig uit de roulatie. De medewerkers zitten het gesprek uit en hopen vooral te horen dat hun salaris wordt verhoogd. Het kan gelukkig ook anders.

 

Interesse hebben en tonen

Bij veel eindejaarsgesprekken gaat het mis, omdat het gesprek inhoudelijk nergens over gaat. De leidinggevende vult een formulier in, loopt de criteria langs en stipt oppervlakkig wat zaken aan. Tegen een relatiebeheerder wordt bijvoorbeeld gezegd: ‘je kennis is op orde, want je hebt de Wft PE’s weer actueel’. Of tegen een schadebehandelaar wordt gezegd: ‘je zelfstandigheid is prima, want je vroeg afgelopen jaar weinig om hulp‘.

Als de beoordeling zo algemeen blijft, wordt er feitelijk niets gezegd waardoor de betrokken medewerker zich ‘gezien’ voelt. En dat is wat een medewerker wil. Erkenning. Gezien worden. Dat je leidinggevende weet wat je mee hebt gemaakt afgelopen jaar. Dat die interesse er is. Verzanden in algemeenheden maakt pijnlijk duidelijk dat de leidinggevende geen idee heeft waar de medewerker in de praktijk allemaal tegenaan gelopen is en hoe hij hiermee om is gegaan. Er spreekt weinig interesse uit. En dat is precies de boodschap die niet gezegd wordt, maar de medewerker aan de andere kant van de tafel feilloos voelt. Je ziet mij niet.

Veilige leeromgeving creëren

Als je als medewerker beoordeeld wordt, is natuurlijk niet alles positief. Er zijn altijd punten die beter kunnen, omdat je die nog niet goed kunt. Of omdat de situatie is veranderd en er nieuwe vaardigheden van je worden gevraagd. Continue leren en veranderen, betekent dat je dus continue dingen nog niet optimaal kunt. Vaak hebben medewerkers het gevoel dat zij hier in een eindejaarsgesprek op afgerekend worden. Je kunt dit of dat niet goed. Medewerkers gaan in de verdediging en proberen voorbeelden aan te halen om aan te tonen dat ze die specifieke eigenschap wel goed beheersen. Dit is helemaal het geval in een werkomgeving die door medewerkers als onveilig wordt ervaren. Een omgeving waar je wordt gestraft voor je fouten en waar je op het matje moet komen als er iets mis is gegaan. Als boosheid de basisemotie is waarmee op een fout wordt gereageerd, is de werkomgeving voor medewerkers onveilig. Ze zullen niet snel iets leren en zich al helemaal niet openstellen voor feedback. Een veilige werkomgeving kun je creëren, door medewerkers op een rustige en begripvolle manier te laten zien dat er iets fout is gegaan. Maar vooral te kijken naar wat de medewerker van deze ervaring kan leren. Wat er anders kan gaan de volgende keer, doordat de medewerker een vergelijkbare situatie op een andere manier leert aanpakken.

Concreet met competenties

Om algemeenheden in een eindejaarsgesprek te voorkomen, is het belangrijk de gewenste competenties te vertalen naar concreet waarneembaar gedrag. Een medewerker beoordelen op communicatieve vaardigheden door alleen te zeggen ‘je communicatieve vaardigheden zijn prima ontwikkeld’, is niet echt heel concreet. Beter is het door bijvoorbeeld te zeggen: ‘je laat anderen uitpraten. Je schrijft grammaticaal correct. Je toetst bij klanten of de boodschap is overgekomen. Je stelt open vragen en vraagt goed door’. Je formuleert tactvol en houdt rekening met de gevoelens van anderen.’

Nog beter is door aan je waarneming ook concrete klantsituaties of praktijkdossiers toe te voegen. Bijvoorbeeld: ‘toen bij die klant stelde jij een mooie open vraag. Je vroeg wat de klant aan dienstverlening nodig heeft. Hierdoor kreeg je veel koopsignalen, waar je vervolgens goed op inspeelde’. Door te spreken over concreet waarneembaar gedrag in concrete situaties, wordt het gesprek ineens echt en zal de medewerker voelen dat hij wordt gezien.

Gedrag zelf waarnemen

Om in een eindejaarsgesprek over concrete situaties en concreet gedrag te kunnen praten, is het uiteraard nodig dat de leidinggevende dit gedrag zelf kan waarnemen. Hierdoor kan de span of control voor de leidinggevende niet te groot zijn. Een individu voldoende kunnen waarnemen in een team met vijftien medewerkers is lastig. Laat staan als het team uit meer dan twintig medewerkers bestaat. Leidinggevenden van grote teams proberen dit gemis aan persoonlijke waarneming op te lossen. Er worden 360 graden-feedback instrumenten ingezet. Medewerkers beoordelen elkaar. Er wordt gekeken naar klantreviews. Of de medewerker moet zichzelf evalueren. Al deze instrumenten kunnen zinvol zijn, maar ze lossen één element niet op. De medewerker wil gezien worden door degene die de beoordeling geeft. In mijn ogen werken kleine teams met een meewerkende teamleider of coördinator die goed kan waarnemen, feedback kan geven en kan coachen/opleiden, het beste.

Constructief feedback geven

Ook bij het bespreken van ontwikkelpunten is het belangrijk te praten in concreet waarneembaar gedrag en concrete situaties. Bijvoorbeeld door te zeggen: ‘toen bij die klant draaide je om de hete brij heen. Je had slecht nieuws te vertellen, maar je bleef de boodschap uitstellen. Probeer de volgende keer sneller aan te geven dat je slecht nieuws hebt en vertel rustig je boodschap’. De medewerker zal in een concreet en veilig gesprek, waar het gaat over echte situaties en echt gedrag, sneller vragen hoe hij dit nieuwe gedrag kan aanpakken. En dat is natuurlijk precies de bedoeling. Je wilt dat de medewerker zich positief ontwikkelt.

Integreer in hr-beleid

Een eindejaarsgesprek wordt lastig als er geen enkele koppeling is met een HR-beleid. Waar beoordeel je dan namelijk op? Wat betekent een positieve beoordeling dan in termen van salaris? Wat moet de medewerker dan verder ontwikkelen? In een HR-beleid zijn goede en heldere functieverwachtingsprofielen de basis. Wat wordt er precies van de medewerker verwacht? Welke verantwoordelijkheden en taken zijn er? Maar veel belangrijker is het om te be noemen welke vakdiploma’s, kennis, competenties en gedrag er precies worden verwacht.

Vervolgens zijn er drie type gesprekken:

  • Een planningsgesprek aan het begin van het jaar, waar de verwachtingen voor het aankomende jaar worden besproken. Wat staat er te gebeuren? Waar wordt in de functie het accent gelegd? Welke competenties zijn belangrijk het aankomende jaar? Zijn er bepaalde resultaten die behaald moeten worden? Welke ontwikkeling wordt van de medewerker verwacht?
  • Een functioneringsgesprek halverwege het jaar. Maar dit kan ook iedere twee maanden in de vorm van een kort voortgangsgesprek. Hoe loopt het met de ontwikkeling van de medewerker? Waar loopt hij tegenaan? Wat heeft hij nodig om effectiever te kunnen werken? Is het gewenst om andere afspraken te maken? Is extra ondersteuning of begeleiding gewenst?
  • Een eindejaarsgesprek aan het einde van het jaar. En als laatste hoort in een HR-beleid ook een salarisgebouw thuis. Een salarisgebouw is een goed hulpmiddel om transparant aan te kunnen geven welke salarisstap de medewerker kan maken en waar dit afhankelijk van is. Met deze tips is een eindejaarsgesprek geen verplicht ritueel, maar een zinvol gesprek om de medewerker te helpen in zijn ontwikkeling. Ook op financieel vlak.

Het VVP Ondernemerspanel

Het VVP Ondernemerspanel bestaat uit zes topondernemers die gespecialiseerd zijn in HR en personeelsbeleid, financieel beleid en overnames, verzekerings- en aansprakelijkheidsrecht en intermediaire distributie, inkoop en positionering, interne organisatie en compliance en organisatieverandering. U kunt hen een vraag stellen via vvponline.nl/ondernemerspanel. Wilt u zelf als ondernemend specialist lid worden van het VVP Ondernemerspanel?

Het is een misvatting te denken, dat medewerkers niet beoordeeld willen worden. Dit willen zij juist wel heel graag. Het meest onbevredigde gevoel voor medewerkers is als zij geen idee hebben hoe zij het doen en hoe er naar hun gekeken wordt. Het gevoel te ‘zwemmen’, is niet prettig. Iedereen wil goedkeuring krijgen. Het gevoel erbij te horen en ertoe te doen. Waardering en erkenning zijn belangrijke motivatoren. Maar ook als je de functie nog niet zo goed kunt, wil je weten wat je moet doen om wel die gewenste erkenning en goedkeuring te krijgen. Wat moet je nog leren? Hoe moet je dat aanpakken? Wie kan je daarbij helpen? Hoe snel moet je iets onder de knie hebben? Wat zijn de sancties als het niet lukt? Is er dan een alternatief? Medewerkers willen vooral duidelijkheid en een eerlijke kans om te leren.

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
AVDB Advies stopt per 1 maart 2022

AVDB Advies stopt per 1 maart 2022

Astrid van de Bovekamp stopt op 1 maart 2022 met haar bedrijf AVDB Advies. Van de Bovekamp: "De afgelopen twintig jaar heb ik mooie projecten mogen begeleiden om...

Zorgplicht: kopzorg of vanzelfsprekendheid?

Zorgplicht: kopzorg of vanzelfsprekendheid?

(door Richard Meinders, SVC Groep) Het Kifid heeft met haar recente uitspraken over de zorgplicht van bemiddelaars ten aanzien van premiedalingen op het gebied...

Adviesbureau Robbe winnaar Advies Award 2019

Adviesbureau Robbe winnaar Advies Award 2019

Adviesbureau Robbe uit Oosterhout heeft de Advies Award 2019 gewonnen. Paul Robbe ontving de Award en de bijbehorende bloemen en champagne tijdens de vijfde VVP...

Verzilveren klantgerichtheid centraal op Dag van het Topadvies

Verzilveren klantgerichtheid centraal op Dag van het Topadvies

De vijfde Dag van het Topadvies van VVP staat volledig in het teken van het verzilveren van klantgerichtheid. Onder de titel 'How to be wow' organiseert VVP deze...

De A-factor

De A-factor

(door Astrid van de Bovekamp, AVDB Advies en lid VVP Ondernemerspanel) Medewerkers met de A(dvies)-factor hebben advieskracht, maar weten hun adviestalent ook...

Sessie 'Hoe breng je de wow-factor in je adviesorganisatie?' op Dag van het Topadvies

Sessie 'Hoe breng je de wow-factor in je adviesorganisatie?' op Dag van het Topadvies

Hoe breng je de wow-factor in je eigen adviesorganisatie? Dit is het onderwerp van de sessie van psychologe Astrid van de Bovekamp (AVDB Advies), specialist in personeelsbeleid...

Ik wil dat mijn medewerkers zich ook bovenwettelijk ontwikkelen. Hoe dwing ik dit af?

Ik wil dat mijn medewerkers zich ook bovenwettelijk ontwikkelen. Hoe dwing ik dit af?

(door Astrid van de Bovekamp, AVDB Advies) Vanuit de wetgeving zijn er voor de verschillende adviesfuncties bepaalde Wft-diploma’s verplicht. Bijvoorbeeld...

Wat is een passend salaris?

Wat is een passend salaris?

Voor het werven van medewerkers en het behoud van bestaande krachten, is het belangrijk marktconform te belonen. Een te lage beloning zorgt voor problemen bij...

Praktisch voor  personeelsbeleid

Praktisch voor personeelsbeleid

Als lid van het vvp-ondernemerspanel mag ik antwoord geven op personeelsvragen die op dit moment spelen in de branche. Veel leidinggevenden hebben deze kans gepakt...

Stel gratis uw personeelsvragen aan van de bovekamp

Stel gratis uw personeelsvragen aan van de bovekamp

"Als lid van het VVP-ondernemerspanel mag ik in de maand september in een artikel antwoord geven op personeelsvragen die leven bij assurantiekantoren en financieel...