Hybride werken vraagt bijzondere aandacht

Hybride werken 2021 algemeen beeld

(Uit katern Zorg en Verzuim in VVP 4-2021) Welke impact heeft het hybride werken, dat door corona de norm geworden lijkt, op verzuim en verzuimbeheersing? VVP vroeg het aan Acture, Aon en Register Specialistisch Casemanagement met het nadrukkelijke verzoek om ook eigen ervaringen te melden. “Corona heeft laten zien dat werkgever en werknemer wendbaar zijn.”

Welke plaats neemt hybride werken in voor, tijdens en na corona?

Maudie Derks (CEO Acture Groep): “Onderzoeken wijzen uit dat veel thuiswerkers ook na corona gedeeltelijk thuis willen blijven werken. Corona heeft laten zien dat werkgever en werknemer wendbaar zijn. Leidinggevenden en werknemers hebben - door maatregelen tegen de pandemie - snelle en efficiënte manieren gevonden om met elkaar op afstand goed te kunnen blijven samenwerken. Bevlogenheid en productiviteit hebben hier niet onder geleden, deze namen juist toe. Ook zien we in organisaties bij thuiswerkers een daling in de gemiddelde meldingsfrequentie en verzuim. Meer regelruimte en autonomie voor de werknemer zijn aspecten die hieraan positief hebben bijgedragen. Vermindering van reistijd en hogere betrokkenheid bij het thuisfront zijn ook drivers gebleken.

“De voordelen van de thuiswerken gelden niet voor iedereen, werkgevers organiseren ‘thuiswerkpakketten’ en denken mee met de werknemer wanneer er uitdagingen zijn. Hier zitten echter grenzen aan, voor leidinggevenden is het belangrijk om laagdrempelig goed in contact te blijven met de werknemers. De arbeidsomstandigheden blijven ook bij thuiswerken belangrijk, hierop zicht houden met de leidinggevende en preventiemedewerker is niet altijd even makkelijk en vraagt vaak verdieping in het arbobeleid. Een goed ingestelde beeldschermwerkplek, adequate en veilige apparatuur, maar ook de ‘Ommetje-app’ zijn need to have.”

‘Verzuim hebben wij bij organisaties met veel thuiswerkers zien dalen’

Michiel van Meer, Aon’s CHRO Europe Middle East & Africa: “Voorafgaand aan de coronaperiode was er bij Aon al de mogelijkheid om hybride te werken. Toen we met z’n allen thuis moesten werken, was het technisch gezien dan ook geen ingrijpende gebeurtenis. Echter, op kantoor werken was er niet meer bij. Na corona zullen we, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, waarschijnlijk nóg meer flexibiliteit hebben om hybride te werken dan ervoor. Maar dit blijft voor ons een keuze van de medewerker zelf en een onderdeel van onze gemoderniseerde arbeidsvoorwaarden die veel beter aansluiten op de individuele behoeften van onze collega’s.”

Guillerm van der Lans, Health & Human Capital Consultant Aon: “In de samenleving merken wij ook dat er onder medewerkers een grote behoefte bestaat aan het hybride werken, waarbij een goede balans wordt gezocht naar werken op locatie, virtueel en online ontmoeten en samenwerken, waarbij het uitgangspunt geldt dat werken altijd en overal wordt ondersteund door een duidelijke visie op inzetbaarheid en vitaliteit. Oftewel, hanteer een juiste werk-privé balans waarin voldoende aandacht is voor het welzijn van jouw medewerkers.”

Gaston Merckelbagh, voorzitter Register Specialistisch Casemanagement: “De activiteiten die we uitvoeren en de doelen die we nastreven, bepalen steeds meer hoe en waar we werken. Corona heeft het denken hierover een enorme boost gegeven. Veel organisaties konden niet anders dan in het diepe springen. Maar deze verandering past ook los daarvan in deze tijd. De digitale mogelijkheden zijn er, de behoefte aan maatwerk ook. En het was hoog tijd dat we de files gingen terugdringen. Veel organisaties verwachten dat hun personeel twee tot drie dagen op kantoor zal werken.

“Succes en mislukking zijn hier direct gekoppeld aan cultuur en leiderschap. Om de boel bij elkaar te houden moeten leiders mensgericht, oprecht en bezield zijn. Planning-en-control-staatjes controleren werkt niet. Medewerkers moeten verbondenheid ervaren, kunnen terugvallen op intervisiegroepen en mentoren. Verder zijn heldere resultaatafspraken nodig, veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en nog meer vertrouwen. Wie dit niet kan bieden, zorgt voor verwijdering.

“Een bijzonder punt van aandacht is de privacy. Enerzijds wordt de scheidslijn tussen werk en privé steeds dunner. Anderzijds leveren privacyregels soms juist steeds meer beperkingen op, zoals bij verzuim. Daar zit een groot spanningsveld.”

Dialoog aangaan over vitaliteit

Welke impact heeft hybride werken op het verzuim? Vraagt hybride werken om een andere manier van verzuimbeheersing? Zoja, welke?

Derks: “Werknemers ervaren meer regelruimte en autonomie door hybride werkvormen. Ze zijn flexibeler in het organiseren van de werkdag en daarmee hun werktaken. De gemiddelde meldingsfrequentie en verzuim hebben wij bij organisaties met veel thuiswerkers zien dalen. De ziekmeldingen met kortdurende klachten werden minder ontvangen. Organisaties combineren steeds vaker verzuimcijfers met uitkomsten uit een RI&E, PMO, MTO, Productiviteit en Klanttevredenheid. Dit geeft gericht input en brengt focus aan het te voeren arbobeleid. Wanneer er minder grijs verzuim voorkomt, is dat goed voor de verzuimcijfers, wanneer productie achterblijft of klanten niet de gewenste servicelevels ontvangen blijft de organisatie in haar gewenste ontwikkeling en resultaat achter. Niet minder belangrijk: de situatie kan ontstaan dat er te weinig aandacht is voor de werknemer. Adequate verzuimbeheersing is ook gebaat bij positieve interventies beschikbaar stellen en toepassen bij de werkende organisatie, als integraal onderdeel van het arbobeleid.”

Van Meer: “Verzuimbegeleiding vraagt nu veel meer tijd van onze managers. Het is zeer uitdagend om grip te houden op het welzijn van je medewerkers. Wij richten ons bij Aon vooral op de voorkant van het verzuim, de preventie. Het gesprek continue aangaan, hoe veerkrachtig ben je op dit moment? Om daar goed de vinger op te kunnen leggen, dat vergt meer tijd en inzet als je gesprekken online voert. Wanneer iemand dan toch uitvalt zie je dat het lastiger is om dit te monitoren.”

Van der Lans: “Juist in deze tijd, waarin medewerkers werken op afstand en meerdere rollen (privé en zakelijk) tegelijk moeten vervullen, is het van groot belang om hen niet uit het oog te verliezen en oprecht aandacht voor ze te hebben. Corona heeft ons geleerd dat we verder moet kijken dan alleen voorkomen van fysiek en mentaal verzuim (preventie en curatie). Er is ook aandacht nodig voor amplitie, het versterken en verbeteren van het psychisch welbevinden van medewerkers. Wie hier aandacht aan geeft, creëert een po sitieve werksituatie. Daarin kan de medewerker zelf zorgen voor een goede balans tussen stress en energie (werk-privé balans). Vitaliteitsmanagers en leidinggevende kunnen medewerkers helpen veerkrachtig te worden én te blijven door aandacht te geven aan wat zij nodig hebben. En door hoe zij op een effectieve manier met medewerkers de dialoog aangaan over vitaliteit en alle vormen van welzijn (fysiek, sociaal, emotioneel, professioneel en financieel).”

Merckelbagh: “Verzuimbegeleiding was al radicaal aan het veranderen. Het Eigen Regie Model dat veel organisaties hanteren is ten dode opgeschreven. De verantwoordelijkheid voor verzuimbeheer bij leidinggevenden beleggen kan niet meer. Hun kennis over de werknemer staat niet in verhouding tot de expertise die een geregistreerde casemanager inbrengt. Ook leveren de privacyregels te veel hinder op. Als leidinggevende mag je een zieke niet vragen wat hij heeft en wat hij nog kan. Dat mag alleen de bedrijfsarts.

“Verzuimbegeleiding wordt het terrein van gespecialiseerde dienstverleners. Sommige casemanagers gaan hierbij in taakdelegatie van de bedrijfsarts werken. Zo kunnen ze doen wat de leidinggevende in het Eigen Regie Model deed, namelijk vroegtijdig in gesprek gaan. Maar dan met inbreng van professionele expertise, zodat er bijvoorbeeld al na twee weken duidelijkheid is over mogelijkheden en beperkingen.

‘Hybride werken gaat een essentieel onderdeel worden van duurzame inzetbaarheid’

“Het hybride werken onderstreept vooral de beperkingen voor leidinggevenden. In hoeverre mogen zij bijvoorbeeld digitale infrastructuur gebruiken? Je kijkt al snel mee in de privésituatie van de zieke medewerker. Met een casemanager in taakdelegatie is dit geen issue, want die opereert binnen het beroepsgeheim van de bedrijfsarts.”

Vergaderstop

Vraagt hybride werken om een andere aanpak met betrekking tot duurzame inzetbaarheid? Zoja, welke? Thuis werken geeft misschien stress, maar is misschien ook minder gezond vanuit oogpunt van bewegen.

Van Meer: “Wat we vooral hebben gezien is dat de grote valkuil bij onze werknemers is dat ze niet meer uitschakelen. We blijven benadrukken dat dit belangrijk is, mensen moeten zich niet schuldig voelen, het moet voelen als common practice dat je bij je computer wegloopt. Om te laten zien dat we dat echt menen hebben we diverse maatregelen ingevoerd. We vragen om tussen twaalf en een bij je computer weg te gaan en het liefst naar buiten te gaan, beweeg. Boodschappen doen, rondje hardlopen, wat jij wilt. Tevens hebben we op vrijdagmiddag vanaf twee uur een vergaderstop, zodat we iedereen de kans bieden om opgeruimd het weekend in te gaan. Ook bieden we yogaklassen en workouts aan tijdens kantoortijden. Vanuit Aon wereldwijd zijn daar in het afgelopen jaar nog een viertal vrije dagen aan toegevoegd met het verzoek die te gebruiken om iets te doen waar je energie van krijgt.”

Van der Lans: “Hybride werken gaat een essentieel onderdeel worden van duurzame inzetbaarheid. Werkgevers zullen nog meer dan ervaren dat de balans tussen werk en privé een grote uitdaging is voor de thuiswerkende medewerkers. Het (nieuwe) duurzame inzetbaarheidsbeleid moet aandacht geven aan de hybride werkomgeving (fysiek, mentaal en ook sociaal). Er zullen andere vormen van vitaliteitsdialogen met medewerkers worden gevoerd (waar krijgen medewerkers energie van, hoe kun je medewerkers in hun kracht zetten, welke kant willen medewerkers zich op ontwikkelen, waar lopen medewerkers tegenaan en hebben ze hulp bij nodig, stimuleren van medewerkers om zelfregie te nemen met betrekking tot de eigen vitaliteit). En hoe medewerkers bewust te maken van hun gedrag en leefstijl en verantwoordelijkheid te laten nemen en/ of in beweging te krijgen om te werken aan een vitale leefstijl. Dit gaat om gespreksvoering met alle medewerkers binnen de organisatie, met de nadruk op het activeren en motiveren van medewerkers om zelf aan de slag te gaan met hun vitaliteit.”

Merckelbagh: “‘Thuiswerken kan de stress ook juist verminderen en meer ruimte scheppen voor beweging, als medewerkers meer sturingsmogelijkheden krijgen. Hiervoor zijn cultuur en leiderschap cruciaal. Wie nog sterk leunt op controleren en sturen op kengetallen, heeft het lastiger dan organisaties die medewerkers inspireren, vertrouwen geven en waar nodig ondersteunen.

“Daarnaast vormt de inrichting van de thuiswerkplek een aandachtspunt. De werkgever moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek, met een inrichting die aan de persoonlijke eigenschappen van de medewerker is aangepast. Vooral de schaalgrootte maakt het een uitdaging om dit bij hybride werken goed te organiseren.”

Innovatie gaat gewoon door

Hoe borgen jullie bij hybride werken het contact tussen medewerkers onderling en hoe zorgen jullie ervoor dat creativiteit en innovatie blijven doorgaan? Vinden jullie in algemene zin dat hier voldoende aandacht aan wordt besteed?

Derks: “We zijn dat op dit moment aan het onderzoeken. Lessons learned uit coronatijd plus het vraagstuk van het borgen van de organisatiecultuur, vooral daar waar we bij grote groei dus ook steeds nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. Wat zeker gaat helpen is dat we naar een compleet nieuw kantoor verhuizen, dat we zowel coronaproof als gericht op hybride werken kunnen inrichten. En, niet te vergeten, met een prachtig dakterras en zicht op de mooiste plekjes van Nijmegen.”

Van Meer: “Innovatie gaat gewoon door. Onlangs rolden we een aantal pilots uit om juist voorop te blijven lopen hiermee. Bijvoorbeeld de pilot rondom het nieuwe werken waarin we nieuw beleid toetsen. Dit is beleid rondom klantcontact en creatieve processen. Het doel is expliciet om te kijken hoe we innovatief kunnen blijven. Ook bijvoorbeeld op het gebied van onze arbeidsvoorwaarden. We hebben in de afgelopen periode opnieuw gekeken naar hoe we aantrekkelijk kunnen blijven voor vijf generaties werknemers. Tijd- en locatie-onafhankelijk werken, eigen keuzes maken en faciliteren in optimale flexibililteit zijn daarin key.”

Merckelbagh: “Onze positie als grootste beroepsvereniging voor registercasemanagers maakte het de voorbije periode uitdagend om in contact te blijven met onze achterban. We moesten veilige bijscholingen realiseren, maar wilden registercasemanagers ook blijven inspireren. Gelukkig hebben we een creatief en gedreven bestuur. We hadden een zeer succesvol live webinar over het eindrapport van de commissie Borstlap. En we hebben onze ledenbijeenkomst omgezet in een webinar voor ons eigen YouTube-kanaal.

“Een bijzonder initiatief was de oprichting van een unieke multidisciplinaire denktank, de Werkgroep Post Corona Inzetbaarheid (WPCI). Hierin zoeken professionals uit uiteenlopende organisaties naar verbeteringen op het terrein van werk, gezondheid en sociale zekerheid.”

Vertrouwen geven

Wat is de belangrijkste les op het vlak van hybride werken die corona jullie heeft geleerd?

Derks: “Dat communicatie en aandacht voor elkaar op meerdere manieren is te organiseren. Vanuit de medewerkertevredenheidsonderzoeken die Acture ieder jaar houdt scoort collegialiteit en onderling contact tussen collega’s altijd heel hoog. Medio april hielden we ons laatste MTO en we waren natuurlijk heel benieuwd naar de resultaten. Deze bleven onverminderd hoog! Een mooi steuntje in de rug om, met wat wij noemen ‘werken waar je wilt’ als uitgangspunt verder vorm en inhoud te geven aan hybride werken.”

Van Meer: “Dat we zien dat ons werk gewoon doorgaat. Onze dagelijkse werkzaamheden, maar ook trainingen en events. Wereldwijd geldt voor Aon: alles gaat door.”

Merckelbagh: “Veel werk kun je overal doen en overleg kan vaak digitaal en in minder tijd. Maar sommige activiteiten gaan beter en krijgen meer waarde als er live menselijk contact is. Menselijk en oprecht leiderschap is cruciaal. Het gaat om verantwoordelijkheid en vertrouwen geven in plaats van willen controleren.”

Reactie toevoegen

 
Meer over
Zorgverzekeraars mogen extra kosten corona-aanpak in 2021 nog onderling verdelen

Zorgverzekeraars mogen extra kosten corona-aanpak in 2021 nog onderling verdelen

Zorgverzekeraars mogen dit jaar nog uitzonderlijke meerkosten van de corona-aanpak onderling verdelen. Dat heeft de Autoriteit Consument & Markt (ACM) geantwoord...

Aon ontwikkelt veerkrachtmeter

Aon ontwikkelt veerkrachtmeter

Aon lanceert een meetinstrument dat werkgevers inzicht biedt in de veerkracht onder medewerkers: de veerkrachtmeter. Dit self-assessment geeft een score aan de hand...

Consumentenbond roept reisaanbieders op verzekeringsinformatie op orde te brengen

Consumentenbond roept reisaanbieders op verzekeringsinformatie op orde te brengen

Verschillende reisaanbieders adviseren reisverzekeringen die reizen naar oranje gebieden niet dekken. Dat stelt de Consumentenbond. De bond: “Zo blijkt...

Pricewise: zorgpremie omhoog door uitgestelde zorg en corona

Pricewise: zorgpremie omhoog door uitgestelde zorg en corona

"De uitgestelde zorg en de coronakosten zorgen mogelijk voor flinke stijging zorgpremie. Vorig jaar vonden zeven op de tien Nederlanders het onterecht als de zorgpremie...

Adfiz Zakelijk Platform: hybride werken vereist duidelijk beleid

Adfiz Zakelijk Platform: hybride werken vereist duidelijk beleid

Na twee gecombineerde online Platformbijeenkomsten was het woensdag weer tijd voor een volledig Adfiz Zakelijk Platform. Weliswaar nog steeds online en zonder de...

Aon en NVG: platform voor groothandelsbedrijven

Aon en NVG: platform voor groothandelsbedrijven

Aon lanceert in samenwerking met het Nederlands Verbond van de Groothandel (NVG) het platform Samen voor de Zaak. Hierop vinden groothandelsbedrijven algemene en...

“Vaccinatieregistratie zorg is glijdende schaal”

“Vaccinatieregistratie zorg is glijdende schaal”

De vakbonden zijn niet te spreken over het kabinetsvoornemen werkgevers in de zorg de mogelijkheid te geven om de vaccinatiestatus van werknemers te registeren....

Aon: "Vorm projectgroep 'het nieuwe beter' en maak roadmap"

Aon: "Vorm projectgroep 'het nieuwe beter' en maak roadmap"

Veel werkgevers worstelen nog met hoe zij ‘het nieuwe beter’, de toekomst na de coronapandemie en de terugkeer naar kantoor, willen inrichten. Het welzijn...

Willis Towers Watson: verplichte vaccinatie niet waarschijnlijk

Willis Towers Watson: verplichte vaccinatie niet waarschijnlijk

Slechts 2 procent van de ondervraagde organisaties vraagt zijn werknemers momenteel om zich te laten vaccineren om weer aan het werk te kunnen. Acht op de tien bedrijven...

Beleidsdekkingsgraad pensioenfondsen stabiel

Beleidsdekkingsgraad pensioenfondsen stabiel

De indicatieve beleidsdekkingsgraad, gebaseerd op de gemiddelde dekkingsgraad van de afgelopen twaalf maanden, is constant gebleven op 103 procent. Deze dekkingsgraad...