Incident? Blijf aantoonbaar ‘in control’
(Adfiz in Ken je vak! VVP 1-2026) De meeste advieskantoren hebben de basis op orde. Toch is het verstandig om het onderwerp incidenten periodiek expliciet te agenderen. Advieskantoren dienen hun organisatie immers zo in te richten dat een beheerste en integere uitoefening van de bedrijfsactiviteiten is gewaarborgd (Wft art. 4:15, Bgfo art. 29). Een incidentenbeleid is daarbij vooral een instrument om risico’s te herkennen, maatregelen te borgen en te laten zien dat je als kantoor ‘in control’ bent.
Een incident is een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar kan vormen voor de integere bedrijfsuitoefening. Het gaat niet om elke fout of klacht, maar om situaties die het vertrouwen in een kantoor of in de financiële markten kunnen schaden. Voorbeelden zijn strafbare feiten of wettelijke overtredingen, maar in de praktijk ook steeds vaker: datalekken, cybersecurity-incidenten en ernstige IT-storingen (ook bij uitbesteding).
Incidenten kunnen intern ontstaan (bijvoorbeeld belangenverstrengeling, ongeoorloofde nevenactiviteiten, vervalste documenten of ongeoorloofd gebruik van klantdata) en extern (bijvoorbeeld fraude, hack, of betrokken raken bij witwasconstructies). Een bruikbaar criterium of sprake is van een incident uit het beleid is: kan dit de integere bedrijfsvoering aantasten of het vertrouwen in de financiële markten schaden?
Wat moet je doen bij een incident?
Bij een incident neem je passende maatregelen om de situatie te beheersen en herhaling te voorkomen. Welke maatregelen dat zijn is afhankelijk zijn van de oorzaak en inhoud van het incident. Daarnaast geldt de verplichting om incidenten onverwijld te melden bij de AFM. Bij datalekken kan daarnaast óók een meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens spelen. Niet (tijdig) melden kan leiden tot handhaving.
Je bent verplicht beleid te hebben om incidenten te voorkomen of tijdig te signaleren. Dit moet gericht zijn op analyses van integriteitsrisico’s binnen alle lagen/afdelingen binnen je bedrijf. Het bevat procedures en te nemen maatregelen voor het omgaan met incidenten.
In de praktijk helpt het om vooraf in beleid vast te leggen:
• wat je onder een incident verstaat en wie daarover beslist;
• de interne meldroute (één loket), verantwoordelijkheden en escalatie;
• registratie in een incidentenregister, inclusief opvolging en evaluatie;
• bewaartermijnen en periodieke rapportage/terugkoppeling.
Die inrichting maakt het verschil tussen ad hoc reageren en aantoonbaar voldoen aan de norm van beheerste en integere bedrijfsvoering. Om adviseurs hierbij te ondersteunen stelt Adfiz voor haar leden tools en model - len beschikbaar via de website. Zo is op adfiz.nl/modellen onder meer een model incidentenregister te downloaden.
‘Een incidentenbeleid is verplicht’
Reactie toevoegen
Meer over
Waar moet de adviseur op letten?
(Adfiz in VVP-special Duurzaam Adviseren 2026) Duurzaamheid is de norm geworden. We isoleren, renoveren en elektrificeren in hoog tempo. Dat is positief, maar...
Dit jaar publiekscampagne over pensioengevolgen van baanwisseling
Hans Vijlbrief, minister van SZW, heeft in een brief aan de Tweede Kamer laten weten de zorgen te delen over mensen die van baan wisselen of anderszins uit dienst...
Koninklijke onderscheidingen voor Roger van der Linden en Derk Jan Niezing
Adfiz-voorzitter Roger van der Linden (foto) en Derk Jan Niezing (voormalig directeur van CMC Assurantie&Advies uit Veenendaal) zijn tijdens de traditionele...
Zorgplicht bij meeneemhypotheek
(Christel van Bommel-Versluijs, BrandMR, in Ken je vak! VVP 1-2026) De huidige hypotheek meenemen lijkt een goede en logische keuze als een klant gaat verhuizen....
Beter een half ei dan een lege dop
(Annemieke Postema, AOVdokter en RADI AOV, in Ken je vak! VVP 1-2026) Hoe het ook verder gaat met de BAZ, het is raadzaam voor ondernemers ‘met een vlekje’...
Adfiz: AFM-rapport over AI relevant voor advieskantoren
Het AFM-rapport over het gebruik van AI in de assetmanagementsector bevat bruikbare inzichten voor financiële dienstverleners, aldus Adfiz."Juist nu de AFM...
Hoe zit dat nu met duurzaam schadeherstel?
(Paul Burger, AnsvarIdéa/Turien & Co., in Ken je vak! VVP 1-2026) Uiteraard is geen enkele vorm van schadeherstel helemaal duurzaam en gaat schadeherstel...
(Jos Besselink, WijZijnLoek, in Ken je vak! VVP 1-2026) Sinds kort geef ik AOV-opleidingen. Ik vind dat waardevol werk, omdat het AOV-vak veel belangrijker is...
(Roger van der Linden, Vlengendaal Consultancy, in Ken je vak! VVP 1-2026) Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar mijn navigatie en ik hebben een bijzondere relatie....
Adfiz: PEP-lijst voor financieel adviseurs
Adfiz heeft een lijst samengesteld met PEP-functies en bijbehorende namen om financieel adviseurs te helpen te voldoen aan de Wwft-screeningsplicht. De lijst...