Is urenregistratie nodig en hoe zet ik het op?

1. 4 juni 2019
2. 0 reacties

(door Bob Klijn, Herenvest Groep) Het antwoord op deze vraag start met een wedervraag: wat is jouw doel achter het starten met urenregistratie? Is het een controlemiddel voor je personeel? Is het ter verantwoording van verdiende provisie? Of wil je inzicht in jouw marges per klant en overweeg je wellicht een ander verdienmodel te gaan opzetten?

Tijdsregistratie als controlemiddel voor je personeel werkt niet. Sterker, probeer iedere suggestie hiertoe bij je medewerkers weg te nemen en te voorkomen, anders stuit je ongetwijfeld op de nodige weerstand. Begin met de medewerkers uit te leggen waaróm jouw kantoor met tijdsregistratie gaat werken. De meest plausibele reden is, dat je wilt weten hoeveel tijd jullie per klant bezig zijn en welke inkomsten daar tegenover staan.

Dat werkt twee kanten op. Jullie kunnen dan een gesprek aangaan met klanten die té veel tijd vragen op basis van de revenuen. Daarnaast kun je ook alvast het gesprek voorbereiden voor een mogelijke vraag van klanten die graag willen weten hoeveel omzet jij op hen maakt én wat je daar dan voor doet. Zo bereid  jij je alvast voor op de komende actieve provisietransparantie.

Zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk

Als je deze gedachten bij je medewerkers hebt laten landen, ga je de tijdsregistratie technisch implementeren. Probeer de registratie van de bestede tijd voor jouw medewerkers zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Vraag eerst naar de mogelijkheden binnen jouw eigen CRM-pakket, om per klant de bestede tijd te registreren. Als jouw kantoor telefoneert met Voice-over-IP (VOIP) is er soms zelfs de optie om het klantdossier automatisch te laten openen en daaraan gekoppeld de tijdsregistratie te laten starten.

Veel pakketten voor tijdregistratie hebben een standaard omschrijving voor bepaalde werkzaamheden. Dit is een mooi moment om jouw medewerkers écht bij het project te betrekken. Laat hen in groepjes bepalen welke werkzaamheden zij kunnen definiëren. Laat deze werkzaamheden in het registratiepakket inbouwen. Dit is een continue proces, zeker binnen een dynamisch bedrijf.

Registreer de tijd per klant én per medewerker. Maak hier rapportages van, koppel die wekelijks terug aan de medewerkers en bespreek de individuele uitkomsten in persoonlijk gesprekken. Probeer eerst zoveel mogelijk tijd per medewerker te laten bijhouden. Kijk vervolgens wat voor soort werkzaamheden er worden geregistreerd. Nu kan het echte sturen beginnen. Let maar op, jouw medewerkers zullen steeds enthousiaster gaan worden; ook zij krijgen meer inzicht in wat ze nu écht iedere dag doen. En door wie ze nu eigenlijk écht worden betaald.

VVP Ondernemerspanel

Ook u kunt uw ondernemersvraag of -vragen gratis stellen aan het VVP Ondernemerspanel op de site van VVP. U kunt uw vraag ook sturen naar de redactie van VVP: vvp@vvponline.nl

Het VVP Ondernemerspanel bestaat uit de professionals Edwin Bosma (BHB Dullemond), Robin van Beem (Polis Advocaten), Astrid van de Bovekamp (AVDB Advies), Bob Klijn (Herenvest), Richard Meinders (SVC Groep) en Jack Vos (0 Entropy).

 

 

Reactie toevoegen

Naam

E-mailadres

Reactie

Organisatie

Telefoonnummer

VVPVIP HypothekenVVP Innovatie PlatformVIP SchadeVVP Twitter

Toevoegen 

Meer over

• VVP Ondernemerspanel
• urenregistratie