Register biedt handig overzicht
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.
In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.
Inhoud en vorm
In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.
‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’
Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.
Toegang tot het register
Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.
Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Reacties
Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018
Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?
Editie
Meer over
Adfiz vreest confettipensioen als keuzebegeleiding niet verbetert
Het niet verbeteren van de keuzebegeleiding zal leiden tot confettipensioen, meent Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn op de website van de organisatie...
AOV: privé of op naam van je BV?
(Annemieke Postema van AOVdokter in katern Ken je vak! in VVP 1, 2023) AOV afsluiten: privé of op naam van je BV? Veel ondernemers met een BV stellen deze...
(Opinie Enno Wiertsema, directeur Adfiz, in VVP-special Financieel Vitaal 2023) Onze samenleving digitaliseert in sneltreinvaart. Zorgdeclaraties dienen we in...
Adfiz: "Preventie-eisen cyberverzekering moeten duidelijk zijn"
"Wij herkennen de problemen die de AFM signaleert over cyberverzekeringen." Zo reageert Adfiz op de maandag verschenen AFM-verkenning waarin de toezichthouder verzekeraars...
Adfiz: checklist verplichte precontractuele informatie
Adfiz heeft een Checklist verplichte pre-contractuele informatie ontwikkeld. Adfiz: "Van algemene informatie over je kantoor tot het essentiele informatiedocument...
Heeft erfgenaam recht van inzage hypotheek overledene?
HYPOTHEKEN – De broer van de overleden zus verzoekt de bank informatie te verstrekken over twee hypothecaire geldleningen van zijn zus. De bank weigert deze...
Verhuizen is niet blijven wonen waar je woont
HYPOTHEKEN – De zeer op leeftijd zijnde consument ziet de uitkeringen van zijn lijfrenteverzekeringen eindigen en voorziet dat zijn besteedbaar inkomen te...
HYPOTHEKEN – Een consument koopt als particulier een bedrijfspand. In het kader van de financiering van dit pand heeft de consument een klacht over de financieel...
Doelgroep uitzendregeling eigen woning verruimd
(Lindenhaeghe in katern Ken je vak! in VVP 1, 2023) Het kan altijd voorkomen dat een werknemer tijdelijk in het buitenland gaat werken en een eigen woning achterlaat....
Alsnog startersvrijstelling of lage tarief door bezwaar
(Lindenhaeghe in katern Ken je vak! in VVP 1, 2023) Vanaf 2021 kunnen woningkopers die jonger dan 35 jaar zijn, gebruikmaken van de startersvrijstelling op overdrachtsbelasting....