Register biedt handig overzicht
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.
In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.
Inhoud en vorm
In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.
‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’
Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.
Toegang tot het register
Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.
Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Reacties
Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018
Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?
Editie
Meer over
Marton Overbeeke en Gertjan de Jong in Adfiz-bestuur
Tijdens de ALV van Adfiz zijn Marton Overbeeke (Overbeeke) en Gertjan de Jong (Steijnborg Assurantiën) benoemd als nieuwe bestuursleden. Overbeeke was al actief...
Adfiz-voorzitter bezoekt nieuwe leden op Dag van de Ondernemer
Op de Dag van de Ondernemer bezocht Adfiz-voorzitter Roger van der Linden een viertal ondernemers die dit jaar lid zijn geworden van Adfiz. Van der Linden sprak...
Praktijkvoorbeelden business innovation
(Uit VVP-special Business Innovation 2024) Het Adfiz Prestatie Onderzoek kent sinds een paar jaar een andere opzet. Nadrukkelijk wordt gezocht naar vernieuwende...
Wisselwerking tussen mens en machine
(Enno Wiertsema, directeur Adfiz, in VVP-special Business Innovation 2024) Het valt me op dat we tegenwoordig, als het woord innovatie valt, al snel de neiging...
Adfiz: "Iedereen financieel overzicht bieden"
In zijn maandcolumn roept Adfiz-directeur Enno Wiertsema op de koe bij de hoorns te pakken en gezamenlijk mensen te stimuleren naar hun financiële toekomst...
Ken je vak! AI en de grenzen van de AVG
(Christel van Bommel-Versluijs, adviseur Legal & Compliance bij BrandMR, in Ken je vak!, VVP 4-2024) De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) in de financiële...
Adfiz: niet reëel te denken dat actieve provisietransparantie tegen te houden was
"Ja", schrijft Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcloumn, "provisietransparantie is er na zeven jaar soebatten inderdaad gekomen. En nee, dat hebben we...
Rol adviseur in het zorgverzekeringsstelsel
(Adfiz in Ken je vak!, VVP 4-2024) Zorgverzekeringen worden vaak gezien als eenvoudige verzekeringsproducten. Maar het enorme polisaanbod en de impact die keuzes...
Adfiz ontwikkelt diensten- en communicatiepakket 'Financieel Fitte Werknemers'
Als onderdeel van het werkprogramma Duurzame Ontwikkeling heeft Adfiz het bureau Ecoridders gevraagd om voor leden een praktisch diensten- en communicatiepakket...
Adfiz publiceert positionpaper over sleutelrol adviseurs Nederlands zorgverzekeringsstelsel
De Commissie Zorg & Inkomen van Adfiz publiceert het 'Positionpaper Sleutelrol van de verzekeringsadviseur in het Nederlandse zorgverzekeringsstelsel'. Hierin...