Samenwerken vergt goede afspraken

Adfiz

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In onze vorige bijdrage hebben we aangegeven welke vragen betrokkenen kunnen stellen en hoe u daarmee om moet gaan. In dit artikel nadere uitleg over samenwerking met andere partijen.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, kun je met andere partijen samenwerken, waarbij ook persoonsgegevens worden gedeeld. Dat is mogelijk bij de invoer van gegevens in een externe adviesapplicatie of bij een direct-marketingactie, waarbij gegevens aan een marketingbureau worden gestuurd. In deze gevallen is de andere partij te beschouwen als verwerker voor de AVG. Als de verwerker op zijn beurt weer een andere partij wil inschakelen, de sub-verwerker, dan mag dat alleen met toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. Je bent verwerkingsverantwoordelijke als je het doel en de middelen voor de gegevensverwerking bepaalt. Belangrijk om te weten is, dat de verwerker alleen in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, volgens overeengekomen afspraken, persoonsgegevens mag verwerken. De verwerker mag de gegevens niet voor eigen doeleinden of onder zijn eigen gezag verwerken. De afspraken die je als verwerkingsverantwoordelijke maakt met de verwerker worden vastgelegd in een overeenkomst. Dat kan een afzonderlijke overeenkomst zijn, de zogenaamde verwerkersovereenkomst, of een andere overeenkomst, waarin de afspraken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zijn vastgelegd. In de verwerkersovereenkomst worden in ieder geval het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen opgenomen. De doelen van de verwerking worden uitsluitend door de verwerkingsverantwoordelijke vastgesteld.

Garanties

De AVG vermeldt ook andere onderwerpen die in de overeenkomst moeten worden geregeld. Zeer belangrijk is dat de verwerker afdoende garanties moet kunnen bieden met betrekking tot passende technische en organisatorische maatregelen, om te kunnen voldoen aan de vereisten van de AVG. Denk daarbij aan beveiligingsmaatregelen; de toegang tot de persoonsgegevens door personeel van de verwerker en de beveiliging van locaties of systemen. Uiteraard moet ook een duidelijke afspraak worden gemaakt over de handel

‘Afspraken vastleggen in overeenkomst’

wijze als er sprake is van een beveiligingsincident of een datalek. Leg daarbij bijvoorbeeld vast wie onderzoek naar een incident uitvoert en wie een eventuele melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkene. Tenslotte is van belang dat je als verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid vastlegt, om controles uit te voeren op naleving van de verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst. Als verwerkingsverantwoordelijke ben en blijf je immers verantwoordelijk voor de bescherming van de betreffende persoonsgegevens.

Vastleggen

Voor de bescherming van persoonsgegevens bij de samenwerking met een verwerker is het belangrijk om alle afspraken grondig vast te leggen in een verwerkersovereenkomst. Je kunt daarvoor zelf een model gebruiken of een juridisch adviseur raadplegen. Adfiz geeft haar leden over dit en andere onderwerpen met betrekking tot de AVG duidelijke uitleg en waar nodig ondersteunt zij hen met praktische tips en tools.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Ken je vak! Adfiz: open norm transparantieregels geeft ruimte

Ken je vak! Adfiz: open norm transparantieregels geeft ruimte

(Adfiz in Ken je vak!, VVP 3-2024) Sinds 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adviseurs moeten...

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd en fors afgeslankt

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd en fors afgeslankt

Het uniform uitvraagformulier WGA-ERD is weer geactualiseerd en tegelijkertijd handzamer gemaakt. Adfiz: "In de loop der jaren zijn er de nodige toevoegingen gedaan...

"Waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk zelf kunnen en willen"

"Waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk zelf kunnen en willen"

In zijn nieuwe maandcolumn fileert Adfiz-directeur een aantal misvattingen over financieel adviseurs. Daaronder "het waanidee dat consumenten het allemaal makkelijk...

Blessing in disguise?

Blessing in disguise?

(Enno Wiertsema, Adfiz, in VVP-special De Waarde van Advies 2024) Adviseurs moeten consumenten per 1 juli 2024 vóór het afsluiten van een nieuw contract...

VVP-special De Waarde van Advies: advieswaarde meer uitdragen

VVP-special De Waarde van Advies: advieswaarde meer uitdragen

De waarde van financieel advies is onmiskenbaar, maar het blijft belangrijk haar uit te dragen. Actieve provisietransparantie, schrijft Adfiz in de VVP-special De...

VVP-poll: verplichte aov zelfstandigen staat haaks op ondernemerschap

VVP-poll: verplichte aov zelfstandigen staat haaks op ondernemerschap

Het kan niemand zijn ontgaan.  Een paar weken geleden bracht minister Van Gennip de Wet Basisverzekering Arbeidsongeschiktheid Zelfstandigen (BAZ) in internetconsultatie....

Adfiz: kennisportaal Actieve Provisietransparatie geüpdatet

Adfiz: kennisportaal Actieve Provisietransparatie geüpdatet

Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adfiz heeft haar kennisportaal Actieve Provisietransparantie...

Open norm transparantieregels geeft ruimte

Open norm transparantieregels geeft ruimte

(Adfiz in Ken je vak!, VVP 3-2024) Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adviseurs moeten...

Exacte provisie op offerte nog niet bij alle schadeverzekeraars

Exacte provisie op offerte nog niet bij alle schadeverzekeraars

Adfiz heeft schadeverzekeraars gevraagd vanaf welke datum hun offerteprogrammatuur de mogelijkheid biedt om de exacte provisie op de offerte te vermelden. Van een...

Roger van der Linden: het adviesvak is intrinsiek van grote maatschappelijke betekenis

Roger van der Linden: het adviesvak is intrinsiek van grote maatschappelijke betekenis

"Wij adviseurs weten al lang dat de waarde van ons advies niet alleen van materiële, financiële aard is. Maar dat de waarde van financieel advies vooral...