Samenwerken vergt goede afspraken

Adfiz

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In onze vorige bijdrage hebben we aangegeven welke vragen betrokkenen kunnen stellen en hoe u daarmee om moet gaan. In dit artikel nadere uitleg over samenwerking met andere partijen.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, kun je met andere partijen samenwerken, waarbij ook persoonsgegevens worden gedeeld. Dat is mogelijk bij de invoer van gegevens in een externe adviesapplicatie of bij een direct-marketingactie, waarbij gegevens aan een marketingbureau worden gestuurd. In deze gevallen is de andere partij te beschouwen als verwerker voor de AVG. Als de verwerker op zijn beurt weer een andere partij wil inschakelen, de sub-verwerker, dan mag dat alleen met toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. Je bent verwerkingsverantwoordelijke als je het doel en de middelen voor de gegevensverwerking bepaalt. Belangrijk om te weten is, dat de verwerker alleen in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, volgens overeengekomen afspraken, persoonsgegevens mag verwerken. De verwerker mag de gegevens niet voor eigen doeleinden of onder zijn eigen gezag verwerken. De afspraken die je als verwerkingsverantwoordelijke maakt met de verwerker worden vastgelegd in een overeenkomst. Dat kan een afzonderlijke overeenkomst zijn, de zogenaamde verwerkersovereenkomst, of een andere overeenkomst, waarin de afspraken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zijn vastgelegd. In de verwerkersovereenkomst worden in ieder geval het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen opgenomen. De doelen van de verwerking worden uitsluitend door de verwerkingsverantwoordelijke vastgesteld.

Garanties

De AVG vermeldt ook andere onderwerpen die in de overeenkomst moeten worden geregeld. Zeer belangrijk is dat de verwerker afdoende garanties moet kunnen bieden met betrekking tot passende technische en organisatorische maatregelen, om te kunnen voldoen aan de vereisten van de AVG. Denk daarbij aan beveiligingsmaatregelen; de toegang tot de persoonsgegevens door personeel van de verwerker en de beveiliging van locaties of systemen. Uiteraard moet ook een duidelijke afspraak worden gemaakt over de handel

‘Afspraken vastleggen in overeenkomst’

wijze als er sprake is van een beveiligingsincident of een datalek. Leg daarbij bijvoorbeeld vast wie onderzoek naar een incident uitvoert en wie een eventuele melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkene. Tenslotte is van belang dat je als verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid vastlegt, om controles uit te voeren op naleving van de verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst. Als verwerkingsverantwoordelijke ben en blijf je immers verantwoordelijk voor de bescherming van de betreffende persoonsgegevens.

Vastleggen

Voor de bescherming van persoonsgegevens bij de samenwerking met een verwerker is het belangrijk om alle afspraken grondig vast te leggen in een verwerkersovereenkomst. Je kunt daarvoor zelf een model gebruiken of een juridisch adviseur raadplegen. Adfiz geeft haar leden over dit en andere onderwerpen met betrekking tot de AVG duidelijke uitleg en waar nodig ondersteunt zij hen met praktische tips en tools.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Onno Paymans volgt Jaap Meijers op bij BIPAR

Onno Paymans volgt Jaap Meijers op bij BIPAR

Tijdens de annual meeting in Madrid is de Nederlandse kandidaat Onno Paymans gekozen tot nieuwe voorzitter van de International Affairs Committee van BIPAR. In deze...

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd

Uniform uitvraagformulier WGA-ERD geactualiseerd

Adfiz heeft het uniform uitvraagformulier WGA-ERD aangepast aan de gegevens en cijfers zoals ze gelden vanaf 1 juli. Dit geactualiseerde formulier is te gebruiken...

Gelijke kansen

Gelijke kansen

(Adfiz in Ken je vak! in VVP 3, 2023) Voor werkgevers wordt het verplicht een werkwijze te hebben en toe te passen waarin ze aangeven hoe ze het wervings- en selectieproces...

“Maatwerk bij hypotheken moet beter gefaciliteerd worden”

“Maatwerk bij hypotheken moet beter gefaciliteerd worden”

“Come on, een aanwijzing of aanscherping van de toezichthouder kan toch niet betekenen dat we dan maar helemaal stoppen met maatwerk?” Die verzuchting...

De ins en outs van de Zorgverzekeringswet

De ins en outs van de Zorgverzekeringswet

(Adfiz in katern Ken je vak! in VVP 1, 2023) Omdat vrijwel iedereen die in Nederland woont verplicht is een zorgverzekering af te sluiten, zal de Zorgverzekeringswet...

Regeling klokkenluiders verplicht

Regeling klokkenluiders verplicht

(Adfiz in Ken je Vak! in VVP 2) Op 18 februari is de Wet bescherming klokkenluiders van kracht geworden. Deze nieuwe wet is een aanscherping van de eerdere Wet...

Adfiz: provisietransparantie niet helemaal van tafel

Adfiz: provisietransparantie niet helemaal van tafel

"Gelet op de brede politieke steun voor actieve transparantie is het niet de verwachting dat de hele maatregel van tafel gaat", meent Adfiz. "De volgende stap is...

Rondetafel duurzaamheid: Versnellen verduurzaming kan alleen gezamenlijk

Rondetafel duurzaamheid: Versnellen verduurzaming kan alleen gezamenlijk

Hoe kunnen we als financiële sector verduurzaming versnellen? Dat was de hamvraag tijdens het door Financieel Zeker georganiseerde rondetafelgesprek in Cultuur...

Subsidietraject www.jouwvliegendestart.nl beëindigd

Subsidietraject www.jouwvliegendestart.nl beëindigd

In totaal hebben 751 kandidaten gebruik gemaakt van de gesubsidieerde scholingsactiviteiten die Adfiz en OvFD hebben aangeboden om een carrièreswitch te maken...

Adfiz: wees alert op onterecht WIA-voorschot

Adfiz: wees alert op onterecht WIA-voorschot

Adfiz roept adviseurs op alert te zijn op onterechte WIA-voorschotten. Adfiz: “Als mensen een voorschotuitkering ontvangen moeten zij die terugbetalen als...