Wennen aan tijdschrijven

section1_page42_article49_1.jpg

Voor accountants en advocaten is het de gewoonste zaak van de wereld, maar in de financiële dienstverlening willen we er nog niet echt aan: tijdschrijven. Toch is het bijhouden van tijd bittere noodzaak.

Sinds de invoering van het provisieverbod wordt de financieel adviseur – in ieder geval bij complexe en impactvolle producten – rechtstreeks beloond door de klant voor zijn dienstverlening. Deze beloning moet voorafgaand aan de werkzaamheden met de klant worden overeengekomen. Meestal wordt de beloning vastgesteld op een vast bedrag (fixed fee), zonder mogelijkheid tot naverrekenen, waardoor de klant achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Helaas blijkt uit de praktijk dat het voor de klant niet altijd duidelijk is welke dienstverlening hij voor dit vaste bedrag mag verwachten.

Informeren

In het dienstverleningsdocument moet je aangeven wat jouw gemiddelde beloning per soort dienstverlening is. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naar de kosten voor het advies, de kosten voor het afsluiten, en een combinatie van deze diensten.

Veelal wordt hier bij zowel het advies als de kosten gericht op het afsluiten een bedrag vermeld en is de combinatie van deze diensten een optelsom van deze kosten. Vanuit de basis is dit niet een heel zuivere benadering. Als lezer van het dienstverleningsdocument kan ik er vanuit gaan dat ik de diensten afzonderlijk van elkaar kan afnemen. Men geeft immers aparte tarieven.

In de praktijk blijkt dat vaak niet het geval te zijn, want veel financieel dienstverleners wensen helemaal geen execution only (alleen bemiddelen) uit te voeren. Daarnaast kan het in mijn ogen nooit zo zijn dat de kosten voor de combinatie van de dienstverlening gelijk is aan de optelsom van de kosten voor advies en afsluiten. Je maakt immers altijd kosten per dienst die niet gemaakt hoeven te worden als je beide diensten uitvoert. Denk

‘In een recente KiFiD-casus kon adviseur niet aantonen hoeveel tijd hij had besteed voor de klant’

aan het aanleggen van een klantdossier, de opdracht tot dienstverlening en de kennistoets. Ik zal een voorbeeld geven om dit te verduidelijken:

Opdracht tot dienstverlening

Als met de klant overeenstemming is bereikt over de reikwijdte van de werkzaamheden en de daarbij behorende beloning, is het verstandig om dit vast te leggen in een opdracht tot dienstverlening of een opdrachtbevestiging.

Specificeer per onderdeel van de dienstverlening wat u voor de klant doet en welke beloning bij dit deel van de dienstverlening hoort. Maak hierbij een uitsplitsing naar advies, bemiddeling en doorlopende dienstverlening. Laat de opdracht tot dienstverlening door de klant tekenen en geef hem hiervan een afschrift. Bij voorkeur stuurt je deze per mail aan je klant, zodat je ook kunt aantonen dat dit is verstrekt.

Vaststellen tarieven

Als we de voorbeeldtarieven zoals hierboven om-schreven bij de kop nemen, dan wordt er uitgegaan van een tarief van € 125 per uur. Voor het advies wordt uitgegaan van een tijdsbesteding van tien uur en voor het bemiddelen een tijdsbesteding van acht uur (met één uur tijdsbesparing bij de combinatie van diensten). De gehanteerde tijdsberekeningen zijn in de praktijk vaak schattingen en de gehanteerde uurtarieven worden veelal op basis van een concurrentieanalyse vastgesteld.

Wil je komen tot een goed model, dan moet je een zorgvuldige berekening maken van de kosten van jouw onderneming en hier per functieniveau een tarief aan koppelen. Daarnaast is het noodzakelijk om tijd bij te houden – ook al maak je vaste prijsafspraken met je klanten – om zo inzichtelijk te krijgen of deze vaste tarieven redelijk zijn.

Doe je dat niet dan houd je je klant of jezelf voor de gek. Jezelf voor de gek houden mag van mij, maar op de lange termijn kan dit problemen opleveren voor de continuïteit van je onderneming. Je klant voor de gek houden is op grond van artikel 86c Bgfo (kennelijk onredelijkheids-bepaling) niet toegestaan.

Over de toepassing van dit wetsartikel door de AFM is in het kader van de boete aan CAS Assurantiën al een hoop rumoer ontstaan in de markt en uiteindelijk heeft de AFM bij de rechter ook bakzeil moeten halen. In hetzelfde dossier heeft het KiFiD echter nadrukkelijk de zijde van de klant gekozen en heeft CAS Assurantiën een deel van de beloning moeten terugbetalen.

Ook recent heeft het KiFiD weer een uitspraak gedaan in een dossier, waarbij de financieel dienstverlener onvoldoende inzichtelijk kon maken hoeveel tijd hij aan het dossier had besteed en daarom een groot deel van de in rekening gebrachte fixed fee moest terugbetalen. In dergelijke dossiers zie je dan ook het verschil tussen de publiekrechtelijke zorgplicht (AFM) en de privaatrechtelijke zorgplicht (KiFiD en burgerlijke rech

ter). In de praktijk blijken dergelijke geschillen altijd te gaan over onduidelijke afspraken en ondoorzichtige tarieven.

Klopt je tarief niet?

Nu ben je voortvarend aan de slag gegaan met het berekenen van je tarieven en het bijhouden van de tijdsbesteding per dossier en kom je erachter dat je kosten niet aansluiten bij hetgeen je bij de klant in rekening brengt. Mogelijk oorzaken:

• het uurtarief is te hoog;

• je besteedt meer tijd aan het dossier dan in rekening wordt gebracht;

• de concurrentie staat je niet toe hogere tarieven te hanteren.

Aan het laatste kun je weinig doen. Tenzij je over een unique selling point beschikt dat een hoger tarief mogelijk maakt. Is je uurtarief te hoog in verhouding tot je concurrenten, dan is het raadzaam om te analyseren waar de oorzaak ligt. Denk aan leeftijdsopbouw van je medewerkers, inkoopkosten en de hoogte van hun salarissen. Besteed je te veel tijd aan een dossier, dan is het verstandig om je proces zorgvuldig te beoordelen. Waar kan het effi-ciënter, zonder de kwaliteit geweld aan te doen? Is uitbesteden wellicht een optie? Zijn er systemen die je kunnen ondersteunen?

In de rubriek ‘Uit de auditpraktijk schrijft Richard Meinders (SVC Compliance) over zijn ervaringen als auditor van financieel advieskantoren.

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Het belang van compliance

Het belang van compliance

(Door Christel van Bommel, compliance adviseur) Je houden aan regels en protocollen met behulp van procedures en instructies doe je niet alleen voor jezelf, maar...

Online advies

Online advies

Nu u (tijdelijk) niet bij uw klant op bezoek kunt of klanten op uw kantoor kunt ontvangen, moet u op zoek naar een andere methode om in contact te blijven met...

Dag van het Topadvies nu op 7 oktober

Dag van het Topadvies nu op 7 oktober

De VVP Dag van het Topadvies is als gevolg van de coronacrisis verplaatst van 18 juni naar 7 oktober 2020. Belangrijk onderdeel van deze dag is de verkiezing van...

Zesde Dag van het Topadvies op 7 oktober in DUS (De Utrechtse Stadsvrijheid)

Zesde Dag van het Topadvies op 7 oktober in DUS (De Utrechtse Stadsvrijheid)

De zesde Dag van het Topadvies heeft als missie een bijdrage te leveren aan het verder future proof maken van het maatschappelijk ongelooflijk relevante adviesvak...

Zesde Dag van het Topadvies: de adviessector als great place to work

Zesde Dag van het Topadvies: de adviessector als great place to work

De zesde Dag van het Topadvies heeft als missie het adviesvak een welverdiend podium te geven én een bijdrage te leveren aan het verder future proof maken...

Maak kennis met het advieskantoor anno 2025

Maak kennis met het advieskantoor anno 2025

De digitale revolutie heeft op alle sectoren in de maatschappij een enorme invloed, maar naast de technologische veranderingen verandert ook het gedrag...

Dag van het Topadvies verplaatst naar 7 oktober 2020

Dag van het Topadvies verplaatst naar 7 oktober 2020

De VVP Dag van het Topadvies vindt dit jaar als gevolg van de coronacrisis niet op 18 juni plaats maar op 7 oktober in Fort Voordorp in Groenekan. Deze zesde Dag...

Verkiezing Advies Award in verband met coronavirus uitgesteld

Verkiezing Advies Award in verband met coronavirus uitgesteld

De verkiezing van de Advies Award 2020 wordt opgeschort. Dit heeft de organisatie en de jury van de Advies Award 2020 inmiddels laten weten aan alle 35 genomineerden....

Eerlijk Verzekerd trots op nominatie Advies Award 2020

Eerlijk Verzekerd trots op nominatie Advies Award 2020

Jantiena Ritskes van het advieskantoor Eerlijk Verzekerd uit Drachten is trots op de nominatie voor de VVP Advies Award 2020. Ritskes is één van de...

Team KOK Advies viert nominatie Advies Award 2020

Team KOK Advies viert nominatie Advies Award 2020

Het team van KOK Advies uit Amstelveen een van de 35 genomineerden voor de Advies Award 2020. KOK Advies behoort tot de top 3 van meest klantvriendelijke advieskantoren...