Goed bestuur: controleren of communiceren?
De meeste financiële dienstverleners zijn het liefst met klanten bezig. Veel liever dan met ondernemerszaken. Goed leiding geven is in de praktijk nog niet zo eenvoudig. Het is een intensieve en complexe taak. En daar wringt vaak de schoen. Want de drukte van alledag verdringt al snel de aandacht voor bedrijfsvoering en nog eerder die voor ‘goed bestuur’. In dit artikel uitleg over hoe je de regels voor goed bestuur (volgens de wet) móet maar vooral ook concreet kúnt toepassen in de praktijk.
In de Wet op het financieel toezicht (Wft) is een algemene norm opgenomen: ‘de bedrijfsvoering zodanig inrichten dat deze een beheerste en integere uitoefening van het bedrijf waarborgt’. Dat houdt onder meer in dat je de wet niet moet overtreden en dat je klanten zorgvuldig moet behandelen. Je hebt het vast wel eens op een cursus voorbij zien komen. Het is een open norm, die voor ondernemers lastig concreet te maken is.
De algemene norm wordt in de wet niet uitgelegd. Geen wonder dat-ie als niet-concreet wordt ervaren. Toch is het geen loze letter. Onlangs heeft toezichthouder AFM nog een boete uitgedeeld op basis van deze algemene norm. Je bent vrij om deze norm zelf in te vullen. Maar wanneer je dat niet doet of je doet het niet goed, dan kan de AFM je wel bestraffen.
Concreet invullen
De vraag is dus: hoe maak je deze norm op een goede manier concreet? Daartoe moet je goed nadenken over de inrichting van je dienstverlening en je bedrijf. Dat moet niet alleen in je hoofd zitten, maar moet ook op papier staan. Daar blijft het natuurlijk niet bij: het moet ook in praktijk worden gebracht. Bijvoorbeeld in concrete klantafspraken, werkinstructies en informatie op je website.
'Een beetje meegaandheid met wat er gevraagd wordt, maakt je als ondernemer succesvoller'
Doordacht
Een belangrijke les uit het recente boetebesluit is dat je een doordachte dienstverlening moet aanbieden. Dienstverlening die waardevol is voor de klant. Je kunt bijvoorbeeld niet beginnen met het innen van een abonnement als er geen concrete afspraken zijn gemaakt over welke diensten een klant daarvoor krijgt. Zorg voor goede procedures en de juiste documenten.
Schijnzekerheid
De belangrijkste conclusie is dat papieren procedures niet voldoende zijn. Wist je dat het beboete kantoor bijvoorbeeld over een goedgekeurde Wft-audit beschikte? Op papier klopte het, maar de praktijk zag er anders uit. En dat is toch waar het om gaat. Daar komen goed leiderschap en een goede bedrijfsvoering om de hoek kijken. En dus de persoonlijke kwaliteiten van een kantooreigenaar.
Extra regels
In dit licht bezien is het opmerkelijk dat er in nieuwe wetgeving nog extra regels worden gesteld aan de bedrijfsvoering, zonder dat de effec
tiviteit ervan wordt gemeten. Zo legt de nieuwe richtlijn voor beleggingsondernemingen de meetlat voor kantooreigenaren (ze spreken over ‘bestuurders’) nog een stukje hoger. De concept-wet bevat 88 pagina’s met uitleg over hoe het bestuur van een onderneming eruit moet zien, hoeveel tijd zij beschikbaar moeten hebben, over welke managementvaardigheden zij moeten beschikken en hoe daar op gecontroleerd moet worden. Ook de nieuwe richtlijnen voor hypotheekadvies en verzekeringsbemiddeling vragen om extra aandacht voor ‘corporate governance’, voor behoorlijk bestuur van een onderneming dus. Met name voor de ontwikkeling én selectie van producten wordt een extra procedure en permanente aandacht verwacht.
Governance-code
Overigens is er niet alleen in onze sector aandacht voor zogenoemde ‘corporate governance’. De recent aangepaste ‘corporate governance code’ heeft een brede toepassing en wordt anders dan voorheen bij wet verplicht gesteld. De motieven voor extra regels (goed besturen) zijn lovenswaardig. Maar wetten zijn papieren beloften. Het gaat veel meer om de hoe bestuurders er in de praktijk mee omgaan. En dus hoe je als bestuurder functioneert en communiceert.
Hoe geschikt ben jij?
Okay, je moet dus geschikt zijn als bestuurder. Dat bepaalt de wet. Evenals de competenties waarover je als bestuurder moet beschikken. De AFM ziet erop toe en kan ingrijpen als het niet goed gaat. Bijvoorbeeld door een vergunning te weigeren of door overtredingen te beboeten.
Hoe geschikt ben jij? Ben je consistent in woord en daad? Neem je op tijd de juiste beslissingen? Geef je richting en sturing? Heb je oog voor je omgeving? Heb je een realistische visie op toekomstige ontwikkelingen? Ben je onafhankelijk? Deze competenties zijn in de ‘Leidraad geschiktheid’ vastgelegd. Wat vind jij van je eigen geschiktheid? Heb je dat wel eens gecheckt bij anderen?
Autonoom
Eén van de wettelijke competenties is onafhankelijkheid. In de financiële dienstverlening is talent voor zelfstandigheid en autonoom handelen in hoge mate aanwezig. Niet voor niets is het aantal zelfstandig ondernemers zo groot. Deze eigenschap maakt een ondernemer wat hij is. Hun grootste allergie is beknot worden door regels.
Aanpassend vermogen
Dat is ook niet nodig. Het draait vooral om het vermogen om je aan te passen. Hoe goed ben je daar als ondernemer in? De sterk aanwezige eigenschap ‘autonomie’ heeft immers ook een keerzijde: te autonoom maakt dwars en dat zet een rem op goed en open bestuur. Een beetje meegaandheid met wat er gevraagd of vereist wordt, maakt je als ondernemer succesvoller.
Hoe dan?
Aanpassen betekent ook dat je je rekenschap geeft van wat anderen vinden. Hoe je dat doet? Vraag aan je omgeving hoe het gaat en wat de verwachtingen zijn. Plan tijd in om je plannen en ideeën meer in detail uit te werken. Of laat je eens door een onafhankelijke bijstaan in een strategische traject. Neem de mening van je personeel of je klanten onder de loep. En dan denk ik niet aan het zoveelste tevredenheidsonderzoek, maar aan het doorvragen naar de échte waarderingen, motieven en verwachtingen. Spar eens met een collega-bestuurder over ondernemerszaken. Denk tot slot eens aan een cursus die je persoonlijke effectiviteit voedt. In onze branche wordt daar weinig gebruik van gemaakt, maar het is o zo leerzaam.
Omgevingsgeluid
Kies een vorm die bij je past. Wees niet bij voorbaat overtuigd van je eigen onwrikbare gelijk, maar kijk eens meer onbevangen om je heen. Het maakt je ondernemerschap niet alleen minder eenzaam, het maakt je ook een betere bestuurder. En, niet onbelangrijk: het gaat je economisch ook iets opleveren.
Economisch gewin wordt immers meer en meer gebaseerd op wat individuen (samen) vinden wat wel en niet kan en wenselijk is. Het loont om daar naar te luisteren en rekenschap over af te geven. Een dergelijk geluid laat zich moeilijk vangen in een papieren procedure!
Silvia Janssen is partner bij Oostdam & Partners en helpt financiële dienstverleners met compliance en andere bedrijfsvraagstukken. Als econoom en compliance-professional altijd op zoek naar wat wél kan.
Reactie toevoegen
Editie
Communicatie advieskantoren buiten de richtlijnen
Wat zijn de verschillende insights van compliant klantinformatie en waar moet je precies aan voldoen? Maar veel interessanter, wat als de regels je in de weg zitten?...
Vanuit CRM naar klantcontact (extra workshop VVP Event Communicatie)
"Wij doen onze activiteiten met altijd één doel voor ogen: het beter en mooier voor uw klant maken. Uw klanten zijn uw meest waardevolle bezit. Met...
Met welk oog kijkt de toezichthouder naar de communicatie van uw advieskantoor? Op 28 november geeft de AFM op het VVP Kennisevent Communicatie tips voor assurantiekantoren. Het...
"Wettelijk verplichte informatie is meest overtrokken zorgplicht"
"De meest overtrokken zorgplicht is wel de wettelijk verplichte informatie", stelt Silvia Janssen van Onkar Compliance in het kenniskatern Ken je vak! in VVP 2. "Die...
Diep duiken, niet verplicht informeren
De meest overtrokken zorgplicht is wel de wettelijk verplichte informatie. Die gaat ervan uit, dat een consument beslissingen neemt op basis van financiële...
Silvia Janssen van start met Onkar Compliance
Silvia Janssen (43) is gestart met haar nieuwe bedrijf Onkar Compliance. Ze werkte sinds 2009 bij Oostdam & Partners waarvan ze in 2011 mede-aandeelhouder wordt....
Het vuur van... Silvia Janssen
Er zijn veel prachtige mensen in onze sector die elke dag hun klanten het beste geven wat in hen zit. In ‘Het vuur van...’ zet VVP deze mensen...
Tips om van privacywetgeving een geschenk te maken
De nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) leeft nog niet zo onder adviseurs, stelt Silvia Janssen (Oostdam & Partners) in VVP 9. "Misschien omdat...
Adviseur schenkt klanten privacy
De nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) leeft nog niet zo onder adviseurs. Misschien omdat het in eerste instantie gaat om administratieve verplichtingen...
Eind jaren 90, begin 2000 kon het niet op. De economie draaide op volle toeren, bomen reikten tot in de hemel, alles kon en alles mocht. En daar maakte veel banken,...