Van db naar dc, acht gouden tips (2)
De tips hebben het doel je te helpen dergelijke projecten sneller, voorspelbaarder, makkelijker een beter resultaat te laten realiseren, met een tevreden opdrachtgever als resultaat.
Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
We zien in onze opleidingen heel wat projectplannen voorbij komen. Vaak maken ze deel uit van een offerte. In veel projectplannen wordt uitgebreid ingegaan op de inhoud van het project. Wat vaak mist is de inrichting van het project zelf. Wie heeft welke rollen, taken en bevoegdheden? Hoe lopen communicatielijnen? Hoe en in welke groepssamenstelling worden problemen opgelost en belangentegenstellingen opgelost?
Ik hoor het je bijna denken: “Is dat niet een enorme overkill?” Het klinkt misschien groot, maar een ontwerp voor een projectorganisatie kun je heel beknopt houden. Misschien één of twee A-4-tjes. De voordelen zijn enorm. Het geeft duidelijkheid vooraf wat een hoop discussies voorkomt, het geeft commitment vooraf en het bied je “veiligheid”. Hoe dat laatste werkt lees je hierna.
Opdrachtgever heeft stevige taken en is eindverantwoordelijk
Soms hebben opdrachtgevers de neiging om zich zo min mogelijk met het project te bemoeien. Ze zien het dan als een fietsreparatie. Je brengt de fiets stuk weg en hij komt gerepareerd terug.Maar in een project - wat een adviestraject in feite ook is - is de opdrachtgever ook verantwoordelijk voor het leveren van de middelen en mensen die nodig zijn voor het project. Ook zal hij of zij gedurende het project bereid moeten zijn om knopen te hakken en verzoeken tot afwijkingen van het originele plan te beoordelen en daar uitspraken over te doen. Pensioen is het soort fiets dat je alleen maar samen kunt repareren.
De opdrachtgever staat daarom aan het hoofd van het project, niet de projectleider of adviseur. Ten behoeve van duidelijkheid en commitment van de opdrachtgever is het belangrijk om dit expliciet in je projectplan op te nemen.
Het is verstandig om een stuurgroep in te richten. Daarin zitten dan de verschillende stakeholders. De opdrachtgever is de voorzitter.
Afweging van belangen van de stakeholders die niet zomaar verenigd kunnen worden, gebeurt in de stuurgroep. Uiteindelijk neemt de opdrachtgever een besluit op advies van de stuurgroep. Jouw rol in de stuurgroep is die van de inhoudelijk specialist die vragen kan beantwoorden en consequenties van opties en besluiten kan schetsen. Zo voorkom je ook dat je als projectleider (pensioenadviseur) door de diverse stakeholders onder druk gezet kunt worden om toch vooral hún belang voorop te stellen.
In een pensioentraject ligt het voor de hand dat in elk geval de werknemers en de werkgever in de stuurgroep zijn vertegenwoordigd. Maar het kan verstandig zijn ook de pensioenuitvoerder, of andere betrokkenen te betrekken. Zelfs als je de adviseur van de werknemers bent en de werkgever heeft een eigen adviseur (of andersom) is een stuurgroep een geweldig hulpmiddel. Wanneer er twee adviseurs elk een partij vertegenwoordigen, dan vormt dit per definitie een conflictmodel. Als er dan geen orgaan is (stuurgroep) waar dit conflict afgehandeld kan worden, kan een verschil van mening eigenlijk alleen maar escaleren waardoor strijd ontstaat. En helaas lijkt dit als we om ons heen kijken eerder regel dan uitzondering.
De projectleider, en dat ben jij als adviseur vaak, informeert de stuurgroep, maar legt alleen verantwoording af aan de opdrachtgever. Anders word de adviseur bij onenigheid schietschijf van alle partijen. Gouden tip nummer 2 is daarom: ontwerp een projectstructuur, zorg dat de opdrachtgever zijn rol goed kent, blijf zelf buiten de belangenafwegingen en richt daarvoor een stuurgroep in.
Gouden tip 3 tot en met 8 worden behandeld in de volgende afleveringen. De eerstvolgende twee gaan, net als tip 2, over wat er minimaal in elk projectplan zou moeten staan.
Dit zijn de afleveringen in deze serie:
o Gouden tip 1: Langzaam is snel
o Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
o Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtbeschrijving op het juiste niveau
o Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning
o Gouden tip 5: Ga pas rekenen als alle partijen het eens zijn over de grondslagen
o Gouden tip 6: Reken nooit aan de hand van maatmannen
o Gouden tip 7: Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden (maar welk plaatje?)
o Gouden tip 8: Implementeren is een vak apart
Welke ervaringen heb jij in het omgaan met belangenafwegingen? Ben je ooit gemangeld in “de politiek van het proces?” Wat raad je aan? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s!
Reactie toevoegen
Voorstellen ser moeten economie uit het slop halen
Aanpasssing van huizenprijzen en hogere dekkingsgraden van pensioenfondsen moeten de Nederlandse economie in stabieler vaarwater brengen, aldus een SER-verkenning....
"achilleshiel van formaat in pensioencontract"
"Het nieuwe pensioencontract waar pensioenfondsen, verzekeraars en overheid veel van verwachten is op de lange termijn niet houdbaar", aldus algemeen...
Pensioenadviesbureaus bundelen krachten
KWPS en Edmond Halley combineren hun specialismen op pensioengebied. Door een samenwerking aan te gaan in de vorm van een 'netwerkorganisatie zeggen beide pensioenadviesbureaus...