Communiceer helder en simpel

Adfiz privacy 2018

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geven we uitleg over de informatie die je moet geven aan betrokkenen.

Eén van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Dat betekent dat het voor betrokkenen duidelijk moet zijn dat er gegevens van hen worden verwerkt, door wie dat gebeurt en met welk doel. Ook is het belangrijk om betrokkenen duidelijk te maken welke rechten zij hebben. Je moet informatie kort, begrijpelijk en toegankelijk vormgeven. Gebruik daarbij eenvoudig taalgebruik, zodat alle betrokkenen de informatie kunnen begrijpen. Het kan helpen als je standaard iconen gebruikt.

Vaak heb je direct contact met een betrokkene. Dan informeer je de betrokkene op het moment dat je persoonsgegevens van die betrokkene verkrijgt, tenzij je zeker weet dat de betrokkene deze informatie al heeft. Je informeert de betrokkene in ieder geval over jouw onderneming, contactgegevens en kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens, zoals doeleinden en grondslagen. Ook informeer je duidelijk aan welke partijen je de persoonsgegevens verder zult verstrekken, zoals bijvoorbeeld verwerkers die je inschakelt en of je de persoonsgegevens door zult geven aan internationale organisaties of derde landen. Verder geef je aan hoe lang je gegevens zult bewaren en maak je betrokkenen duidelijk welke rechten zij hebben. Zoals het recht om verzoeken tot bijvoorbeeld inzage in te dienen, het recht om een gegeven toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de AVG zijn tevens enkele andere verplichtingen opgenomen die samenhangen met de omstandigheden waarin je de persoonsgegevens verwerkt. Let daar goed op!

Gegevens niet van betrokkene

Het kan zijn dat je persoonsgegevens niet direct van betrokkenen krijgt. Ook dan moet je de betrokkenen informeren over jouw verwerking van persoonsgegevens. Dat doe je in ieder geval op het moment, dat je voor het eerst contact opneemt met een betrokkene of uiterlijk binnen 1 maand nadat je de persoonsgegevens hebt verkregen. Betrokkenen moet je in deze gevallen ook informeren over de herkomst en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Algemene verklaring

Je moet de informatie schriftelijk of met andere (elektronische) middelen verstrekken, maar in ieder geval op een manier die passend is voor betrokkenen. Om consequent en efficiënt te kunnen informeren, is het aan te raden om een algemene verklaring op te stellen. Met een goed format kun je zo gedurende langere tijd meerdere betrokkenen consequent informeren.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Reactie toevoegen

 
Lees meer over
Distributie zorgvuldig inrichten

Distributie zorgvuldig inrichten

Op 1 oktober is de richtlijn Verzekeringsbemiddeling (IMD) vervangen door nieuwe richtlijn Verzekeringsdistributie (IDD). Veel IDD-regels beschrijven zaken die...

Adfiz: "Premiedifferentiatie op onduidelijke gronden is onwenselijk"

Adfiz: "Premiedifferentiatie op onduidelijke gronden is onwenselijk"

"Premiedifferentiatie op onduidelijke gronden is onwenselijk", betoogt Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn op de site van Adfiz. Premiedifferentiatie...

Wiertsema: blijf onverzekerbare risico's melden

Wiertsema: blijf onverzekerbare risico's melden

“Verzekeraars gooien complete risico’s eruit. Het aanbod verschraalt", aldus Enno Wiertsema, directeur van Adfiz, op het Zakelijk Platform in Maarssen...

Stappenplan Adfiz ontslag uit hoofdelijke aansprakelijkheid

Stappenplan Adfiz ontslag uit hoofdelijke aansprakelijkheid

Adfiz heeft op verzoek van Radar een stappenplan gemaakt hoe men na een scheiding ontslag uit hoofdelijke aansprakelijkheid het beste kan regelen. Afgelopen maandag...

Adfiz: checklist IDD

Adfiz: checklist IDD

Adfiz heeft een checklist IDD toegevoegd aan haar Europa Portaal. De checklist is ook toegankelijk voor niet-leden. Adfiz: "Vorige week hebben we ons Europa Portaal...

Samen zaken in beweging zetten

Samen zaken in beweging zetten

"Het is belangrijk dat we het met elkaar blijven hebben over wat we om ons heen zien gebeuren binnen de branche. En dat we onszelf daarover een mening vormen, die...