Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Nieuwsbrief Ken je vak op vrijdag

Nieuwsbrief Ken je vak op vrijdag

Met een nieuwsbrief vol vakinformatie het weekeinde in. De VVP-nieuwsbrief bevat items uit het praktijkgerichte VVP-katern Ken je vak!, een aantal actuele vakinhoudelijke...

Adfiz: minister vindt juiste balans

Adfiz: minister vindt juiste balans

De juiste balans tussen wensen uit de Kamer en de argumenten uit de sector. Dat vindt minister Hoekstra in volgens Adfiz in de maatregelen die hij dinsdag bekend...

Adfiz Prestatie Onderzoek: nieuwe winnaars bij Particulier Leven en Schade

Adfiz Prestatie Onderzoek: nieuwe winnaars bij Particulier Leven en Schade

De nieuwe 'Beste Partner'-prijzen van Adfiz zijn gewonnen door de Vereende (Beste Partner Verzekerbaarheid), TAF (Beste Partner Efficiency) en Movir (Beste Partner...

Adfiz wil meer publieke aandacht voor echte waarde van advies

Adfiz wil meer publieke aandacht voor echte waarde van advies

Een veel belangrijker issue dan provisie is dat "er meer publieke aandacht komt voor de echte waarde van advies, en dat we rechtstreekse productverkoop en leadgeneratie...

Adfiz start Watson-pilot

Adfiz start Watson-pilot

Adfiz start een pilot met Watson van IBM. In zijn maandcolumn op www.adfiz.nl roept Adfiz-directeur Enno Wiertsema leden op mee te doen met de pilot. Wiertsema:...

Adfiz tegen algemene verlaging collectiviteitskorting

Adfiz tegen algemene verlaging collectiviteitskorting

Adfiz is ervan overtuigd dat een generieke verlaging van de collectiviteitskorting niet gaat leiden tot meer zorginhoudelijke afspraken. De oplossing moet wat...