Van db naar dc, acht gouden tips (4)

Wim Hoogendoorn

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. Gelukkig is daar heel wat aan te doen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen Tuijp en Wim Hoogendoorn (foto) van opleider en pensioenadvieskantoor Edmond Halley hun gouden tips. Hier volgt de vierde gouden tip in een serie van acht.

De tips hebben het doel je te helpen dergelijke projecten sneller, voorspelbaarder, makkelijker een beter resultaat te laten realiseren, met een tevreden opdrachtgever als resultaat.

Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning

Opdrachtgevers zijn, zoals we al eerder bespraken, graag in control. Daarom zijn ze gek op harde planningen. Fiets dinsdag naar de fietsenmaker en donderdag gerepareerd terug graag zonder verrassingen. Ondertussen verder met belangrijker zaken.Maar geen enkel project kun je van dag tot dag en op de euro nauwkeurig begroten. Onderweg kom je van alles tegen dat je niet had verwacht. 'Leren' heet dat. Dat gaat nu eenmaal gebeuren. Het 'gedonder' ontstaat pas als we doen alsof dat niet waar is en dat negeren.

Werken met een harde planning is dus ook eigenlijk niet reëel. Maar werken zonder plan is natuurlijk ook niet de oplossing. Er is een elegante oplossing voor dit dilemma: gebruik een voortschrijdende faseplanning. Om daar toe te komen zijn er twee activiteiten. Eerst maak je een activiteitenlijst, daarna een fasering van de uitvoering in hoofdlijn op een tijdlijn, en daarna per hoofdfase een detailplanning. De tip is om dat op een bepaalde manier te doen en om het gedurende het adviestraject telkens opnieuw te doen.

Starten met activiteitenlijst
Een activiteitenlijst kun je maken door een boomstructuur te bouwen. Je begint met de opdrachtbeschrijving. Om aan de opdracht te kunnen voldoen moet je een aantal hoofdonderdelen in een bepaalde volgorde realiseren. Dat worden later je fasen. Als de hoofdopdracht bijvoorbeeld een productadvies is, kun je kiezen voor een opdeling in de hoofdonderdelen: inventarisatie, analyse, opties, keuze, offertevergelijk en dan uiteindelijk het advies.

Deze hoofdonderdelen worden je fases in de tijdsplanning. Elke fase wordt afgesloten door de oplevering van een concreet faseproduct. Bijvoorbeeld een tabel, een verslag, een besluit, of een analyse.

Maak een globale tijd- en kostenbegroting
Nu je weet wat er in elke hoofdfase wordt opgeleverd en wat er moet gebeuren om dat te kunnen realiseren, maak je per hoofdfase een schatting van de tijd die je nodig hebt om hem te volbrengen. Omdat je de details per fase nog niet hebt bepaald, gaat het om een globale schatting. Denk er om dat je twee soorten tijd hebt. Het aantal uren dat jij verwacht nodig te hebben en de doorlooptijd. Meestal ben je niet full time met een adviestraject bezig en is de doorlooptijd een stuk langer dan de werkuren die jij er in stopt.

Je bent nu op het punt waar je globaal hebt bepaald:
o de fases van het traject,
o de benodigde werktijd per fase
o de doorlooptijd per fase
o de op te leveren fase producten
o de volgorde van de fases.

Eerstvolgende fase detailleren
Nu de globale geschatte tijdsplanning af is, wordt het tijd om de fases verder te detailleren. Maar let op, je detailleert alleen de eerstvolgende fase.

Dit detailleren doe je door steeds een niveau dieper de taken uit te werken. Net zoals dat bij een organigram gebeurt. Dit doe je totdat je het niveau van een “werkpakket”. Een werkpakket heeft het juist detailniveau als je het in principe aan iemand kunt overdragen die het zelfstandig kan afronden.

Nu je in meer detail weet wat er allemaal moet gebeuren in de betreffende hoofdfase, ben je waarschijnlijk ook beter in staat om de benodigde tijd voor die fase in te schatten. Dat is dan ook precies wat je doet. De globale planning van de overige toekomstige hoofdfases laat je voorlopig ongemoeid.

Dan ga je uitvoeren wat je in de gedetailleerd uitgewerkte fase hebt gepland. Er gaat vast nog wel wat mis en je krijgt zeker mee- en tegenvallers. Dat hoort er gewoon bij en vaak kun je er weinig aan doen.

De fase wordt afgesloten door oplevering van het fase-product. De meeste opdrachtgevers waarderen het sterk als je dan met een concreet tussenresultaat komt.

Gaandeweg de uitvoering krijg je onherroepelijk veel meer inzicht in wat er allemaal speelt in het totale traject en hoe het bedrijf van je klant in elkaar steekt. Met die kennis herplan je na afronding van een hoofdfase, alle geplande fases op globaal niveau opnieuw. En opnieuw werk je alleen de eerstvolgende fase in detail uit. En dit voortdurend nauwkeuriger plannen herhaal je tot je het laatste faseproduct hebt opgeleverd.

Zo wordt je planning steeds nauwkeuriger, geeft het ruimte om het geleerde te gebruiken voor verbetering en je wordt niet gedwongen om een bij nader inzien kansloos pad af te lopen omdat dat nu eenmaal zo begroot was. Tegelijk bied je de opdrachtgever veel controle en inzicht. Helemaal als je je planning visualiseert, bijvoorbeeld in een gantt chart.

Het is wijs om de verbeterde planning vervolgens met je opdrachtgever te bespreken. Omdat je kunt aangeven waarom de planning wijzigt en omdat je dit vooraf doet, sta je sterk. Helemaal als de planning korter kan uiteraard.

Gouden tip nummer vier is daarom: maak een voortschrijdende faseplanning die ruimte biedt om tussentijds bij te stellen aan de hand van wat je tijdens het project leert, lever tussentijds concrete projectproducten op en bespreek met je opdrachtgever periodiek de gevisualiseerde aangepaste planning.

Met de gouden tips tot nu toe, kun je je adviestraject uitstekend voorbereiden in een projectplan.

De gouden tips voor de voorbereiding van een pensioenadviestraject nog even op een rijtje:

o Gouden tip 1: Langzaam is snel, neem tijd voor een gedegen projectplan
o Gouden tip 2: Ontwerp een projectorganisatie
o Gouden tip 3: Zorg voor een glasheldere opdrachtbeschrijving op het juiste niveau
o Gouden tip 4: Maak een flexibele voortschrijdende planning

Gouden tip 5 tot en met 8 worden behandeld in de volgende afleveringen. De tips tot nu toe gingen over het adviesproces. De volgende tips gaan meer over de inhoud en vorm van het pensioenadvies.

o Gouden tip 5: Ga pas rekenen als alle partijen het eens zijn over de grondslagen
o Gouden tip 6: Reken nooit aan de hand van maatmannen
o Gouden tip 7: Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden (maar welk plaatje?)
o Gouden tip 8: Implementeren is een vak apart

Welke ervaringen heb jij met de totstandkoming van opdrachtformuleringen? Welke tips heb je nog? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s! Schrijf je ervaringen op in het tekstvak hieronder.

Reactie toevoegen

Basis voor breed gedragen pensioencontract

Volgens een rapport dat de Pensioenfederatie heeft opgesteld, zijn beide varianten van een nieuw pensioencontract die het kabinet voor ogen staan, praktisch uitvoerbaar....

Van db naar dc: acht gouden tips (8)

Veel projecten met als doel een collectieve pensioenregeling aan te passen, lopen minder gemakkelijk dan zou kunnen. In een serie op VVP Online presenteren Jeroen...

Van db naar dc, acht gouden tips (7)