Een voorbeeld van verwachte verbetering betreft het maken van afspraken over datagebruik in de uitbestedingsovereenkomst. DNB acht het opvallend dat slechts 53 procent van de ondervraagde verzekeraars bepalingen heeft opgenomen in de uitbestedingsovereenkomst met Gevolmachtigd Agenten (GA’s) over het gebruik van data bij beëindiging van de overeenkomst. In de self assessment verwijst een aantal verzekeraars in de toelichting naar de discussie tussen NVGA en Verbond van Verzekeraars over datagebruik en datadeling met andere partijen. Deze verzekeraars hebben aangegeven de uitbestedingsovereenkomst op dit onderdeel te zullen aanpassen zodra een nieuwe Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht (VSV) is gepubliceerd door het Verbond.
Aan de hand van de ontvangen self assessments constateert DNB dat tenminste 20 procent van de deelnemende verzekeraars onvoldoende waarborgt dat de GA de Sanctiewet (SW) voldoende naleeft. Zo hebben deze verzekeraars in hun beleid geen eisen aan de naleving van de SW door GA opgenomen. Bovendien worden er geen schriftelijke afspraken gemaakt tussen de GA en de verzekeraar over wie verantwoordelijk is voor de screening van de polishouders aan de sanctielijsten en het melden van eventuele sanctielijsthits aan DNB. Vaak voeren deze verzekeraars ook geen controle uit naar naleving tijdens de volmachtaudits.
DNB zal deze uitkomsten meenemen in een onderzoek naar de naleving SW door verzekeraars.
Voldoende capaciteit?
Het valt DNB op dat bij de verzekeraars slechts een beperkt aantal fte beschikbaar is om volmachtaudits uit te voeren. Over het algemeen zijn er slechts 2-3 fte beschikbaar om in een periode van twee tot drie jaar de meer dan 100 GA’s ter plaatse te controleren. De Good Practice stelt dat deze controle gewenst is om de betrouwbaarheid van de data en IT in voldoende mate vast te kunnen stellen, maar ook om de compliance met de toepasselijke wet- en regelgeving (zoals AVG en SW) adequaat te kunnen monitoren.
DNB vindt het positief dat bij een ruime meerderheid van de respondenten de drie sleutelfunctiehouders actief worden betrokken bij het proces ter beheersing van volmachten. De Good Practice biedt verzekeraars handvatten om de betrokkenheid van de tweede lijn te vergroten bij het volmachtproces. Voor elke sleutelfunctiehouder bevat de Good Practice voorbeelden op welke manier zij gestructureerd betrokken kunnen zijn.
Door zeven van de vijftien verzekeraars werd in de self assessment aangegeven dat de risk managementfunctie niet betrokken is bij strategische besluitvorming rondom volmachten. Dit sluit niet aan bij de verwachting van DNB dat verzekeraars waarborgen dat de riskmanagementfunctie altijd (aantoonbaar) adviseert over strategische aangelegenheden en dat alleen gemotiveerd wordt afgeweken van het advies van de riskmanagementfunctie.
