Leuker niet, wel makkelijker

1. 23 februari 2021, door Christel Van Bommel-versluijs
2. 0 reacties

In de financiële dienstverlening ontkom je niet aan compliance. Naast de wet- en regelgeving moeten partijen in de branche zich ook houden aan afspraken op basis van overeenkomsten. Bijvoorbeeld de samenwerkingsovereenkomst tussen verzekeraars en gevolmachtigd agenten.

De Gevolmachtigd agent (GA) sluit namens verzekeraars verzekeringen af. Hier zijn uiteraard strikte afspraken over gemaakt. Om het risico van deze uitbesteedde werkzaamheden te beheersen is het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachtkantoren opgezet. De GA beoordeelt aan de hand van taken zijn eigen werkzaamheden, procedures en dossiers. Geeft aan welke beheersingsmaatregelen er zijn getroffen of, wanneer blijkt dat de GA nog niet volledig voldoet, wat er nog moet gebeuren om dit zo spoedig mogelijk in orde te krijgen. Sommige taken moeten een keer per jaar worden uitgevoerd, andere per kwartaal of per maand. Er zitten ook deadlines aan vast. Want stel dat bepaalde procedures niet op orde zijn, loopt de verzekeraar namens wie de GA de verzekeringen sluit, risico. Dat risico moet uiteraard zo snel mogelijk worden verminderd. De verzekeraar en de accountant controleren deze taken en brengen een rapportage over hun bevindingen uit. Het niet goed of onvolledig uitvoeren van taken kan gevolgen hebben voor, bijvoorbeeld, de kwaliteitsbeloning. Of de verzekeraar zegt de overeenkomst op wanneer het risico te groot is. En dat wil je niet.

Tijdig bijsturen

Het werkprogramma laat precies zien welke taken wanneer starten en wanneer ze moeten zijn afgerond. De (sub) risico’s en de beheersmaatregelen worden benoemd. Ook wordt aangegeven welke onderbouwende documenten er moeten worden geüpload. De verzekeraar moet namelijk aan de toezichthouder kunnen laten zien dat de risico’s van de uitbestede taken op een goede manier worden beheerst. Een behoorlijke klus voor de GA, maar als je het werkprogramma volgt is het goed te doen. Aan de andere kant: hoe fijn is het om op deze manier een actueel inzicht te hebben in de interne organisatie. Natuurlijk kost het tijd om de taken en de bijbehorende controles uit te voeren. Maar het geeft goed aan hoe zaken ervoor staan. En je kunt tijdig bijsturen indien blijkt dat een procedure of werkwijze nog niet (volledig) op orde is of niet goed wordt opgevolgd. Een goed bijgehouden werkprogramma geeft dus niet alleen richting de verzekeraar en de toezichthouder aan dat de bedrijfsvoering op orde is, maar ook richting de organisatie zelf.

Als GA hoort het werkprogramma er nu eenmaal bij. Hoe beter de taken worden bijgehouden, hoe minder tijd de uitvoering kost. En mocht je er als GA echt niet aan toekomen: besteed het uit. Want leuker wordt het niet, maar het kan wel makkelijker. Die keuze heeft de verzekeraar tenslotte ook gemaakt toen hij werkzaamheden aan de GA uitbesteedde.

Reactie toevoegen

Naam

E-mailadres

Reactie

Organisatie

Telefoonnummer

VVPVIP HypothekenVVP Innovatie PlatformVIP SchadeVVP Twitter

Toevoegen 

Meer over

• Christel van Bommel