Communiceer helder en simpel
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geven we uitleg over de informatie die je moet geven aan betrokkenen.
Eén van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Dat betekent dat het voor betrokkenen duidelijk moet zijn dat er gegevens van hen worden verwerkt, door wie dat gebeurt en met welk doel. Ook is het belangrijk om betrokkenen duidelijk te maken welke rechten zij hebben. Je moet informatie kort, begrijpelijk en toegankelijk vormgeven. Gebruik daarbij eenvoudig taalgebruik, zodat alle betrokkenen de informatie kunnen begrijpen. Het kan helpen als je standaard iconen gebruikt.
Vaak heb je direct contact met een betrokkene. Dan informeer je de betrokkene op het moment dat je persoonsgegevens van die betrokkene verkrijgt, tenzij je zeker weet dat de betrokkene deze informatie al heeft. Je informeert de betrokkene in ieder geval over jouw onderneming, contactgegevens en kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens, zoals doeleinden en grondslagen. Ook informeer je duidelijk aan welke partijen je de persoonsgegevens verder zult verstrekken, zoals bijvoorbeeld verwerkers die je inschakelt en of je de persoonsgegevens door zult geven aan internationale organisaties of derde landen. Verder geef je aan hoe lang je gegevens zult bewaren en maak je betrokkenen duidelijk welke rechten zij hebben. Zoals het recht om verzoeken tot bijvoorbeeld inzage in te dienen, het recht om een gegeven toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de AVG zijn tevens enkele andere verplichtingen opgenomen die samenhangen met de omstandigheden waarin je de persoonsgegevens verwerkt. Let daar goed op!
Gegevens niet van betrokkene
Het kan zijn dat je persoonsgegevens niet direct van betrokkenen krijgt. Ook dan moet je de betrokkenen informeren over jouw verwerking van persoonsgegevens. Dat doe je in ieder geval op het moment, dat je voor het eerst contact opneemt met een betrokkene of uiterlijk binnen 1 maand nadat je de persoonsgegevens hebt verkregen. Betrokkenen moet je in deze gevallen ook informeren over de herkomst en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
Algemene verklaring
Je moet de informatie schriftelijk of met andere (elektronische) middelen verstrekken, maar in ieder geval op een manier die passend is voor betrokkenen. Om consequent en efficiënt te kunnen informeren, is het aan te raden om een algemene verklaring op te stellen. Met een goed format kun je zo gedurende langere tijd meerdere betrokkenen consequent informeren.
Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Editie
Meer over
(Adfiz in Ken je vak! VVP 1-2025) Vanaf 28 juni 2025 treedt de European Accessibility Act (EAA) in werking. Deze Europese Toegankelijkheidsrichtlijn bevat voorschriften...
Gemberbierijs en boter op het hoofd
(Uit VVP 1-2025) Wat is hot en wat is not in verzekeringsland? VVP bespreekt het in de rubriek ‘Actueel op de korrel’. Dit keer zoete koekjes worden...
Wiertsema: "Periodieke examencircus ombuigen in waardecreërend opleidingencircuit"
"Het ombuigen van het kostbare periodieke examencircus in een waardecreërend opleidingencircuit", aldus Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn,...
Ondernemersuitdaging? Zet een HBO-student in
HBO-studenten kunnen sinds kort bij een aantal HBO-instellingen op een nieuwe manier afstuderen; namelijk afstuderen op een ‘beroepsproduct’, zo laat...
Onderzoek naar verzekerbaarheid grote, innovatieve duurzame projecten
Het Verbond van Verzekeraars, Adfiz, Narim en VNAB zijn een onderzoek gestart naar de verzekerbaarheid van grote, innovatieve duurzame projecten. Dit onderzoek brengt...
Joerie van Looij verruilt Adfiz voor theaterwereld
Joerie van Looij stopt per 1 juni als hoofd Communicatie bij Adfiz. Na bijna 20 jaar met passie gewerkt te hebben aan een sterke positie voor onafhankelijk financieel...
Adfiz roept kabinet op de aangetoonde regeldruk aan te pakken
"Van de onderwerpen die voor onze sector in het rapport aan de orde komen, vragen wij het kabinet om als eerste de dubbele PE-eis en de stapeling van verplichte...
De negatieve cirkel doorbreken
(Enno Wiertsema, directeur Adfiz, in VVP-special Duurzaam Advies 2025) Mijn oproep aan de sector, maar ook richting politici, beleidsmakers, regelgevers, consumentenorganisaties...
Veranderende risico's door circulaire economie: een verkenning
(Adfiz en INSVER in VVP-special Duurzaam Advies 2025) De circulaire economie zal steeds meer terrein winnen als antwoord op klimaatverandering, schaarste van grondstoffen...

Adfiz: update overzicht klimaatrisico’s in polisvoorwaarden
Adfiz heeft in het kennisportaal Klimaatrisico's de polisvoorwaarden bijgewerkt van een aantal schadeverzekeringen. "Polisvoorwaarden van opstal- en inboedelverzekeringen...