Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Reactie Adfiz op nieuw distributiebeleid Achmea voor agro

Reactie Adfiz op nieuw distributiebeleid Achmea voor agro

"Wij hebben duidelijk gemaakt dat we het een slechte zaak vinden dat Achmea de dienstverlening aan kantoren met een kleine of middelgrote agro portefeuille verkleint."Aldus...

Nieuwsbrief Ken je vak op vrijdag

Nieuwsbrief Ken je vak op vrijdag

Met een nieuwsbrief vol vakinformatie het weekeinde in. De VVP-nieuwsbrief bevat items uit het praktijkgerichte VVP-katern Ken je vak!, een aantal actuele vakinhoudelijke...

VVP Vakevent: bijzondere risico's versus verzekerbaarheid

VVP Vakevent: bijzondere risico's versus verzekerbaarheid

Na het inhoudelijke succes van vorig jaar organiseert VVP op 17 april 2019 samen met Concordia de Keizer, Nostimos, Turien &Co. en de Vereende opnieuw een vakevent...

Oversluiten naar hogere rente. Toch boeterente!

Oversluiten naar hogere rente. Toch boeterente!

In deze klacht heeft de consument in 2015 een hypotheek afgesloten die bestaat uit zeven leningdelen. Vijf leningdelen worden tegen 2,5 procent afgesloten en twee...

Juridisch klopt het, maar toch…

Juridisch klopt het, maar toch…

STUDENTENVERZEKERING – Soms vraag je je af of een verzekeraar eigenlijk wel moet willen dat het tot een zaak bij Kifid komt. In het onderhavige geval krijgt...

Wanneer is er sprake van advies?

Wanneer is er sprake van advies?

HYPOTHEKEN – Wanneer kan van een uiting van een aanbieder of financieel advieskantoor gesteld worden dat dit een “advies” is? Dit antwoord is...