Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Adfiz in Q&A actieve provisietransparantie: term provisie niet verplicht

Adfiz in Q&A actieve provisietransparantie: term provisie niet verplicht

Adfiz heeft een Q&A actieve provisietransparantie gepubliceerd. Een van de vragen waar het document op ingaat, is of het verplicht is de term provisie te gebruiken....

Adfiz hekelt ingreep CZ bij provisie

Adfiz hekelt ingreep CZ bij provisie

Adfiz vindt het ongehoord dat CZ zich “zo ingrijpend bemoeit met de adviespraktijk van onafhankelijke financieel adviseurs dat in detail wordt voorgeschreven...

Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseur op fouten in berichten te melden

Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseur op fouten in berichten te melden

Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseurs op om melding te maken van fouten in berichten. Op die manier kan de verwerking van berichten in de administratie van adviseurs...

Duurzame drager, lekker praktisch

Duurzame drager, lekker praktisch

(Christel van Bommel-Versluijs, compliance-deskundige, in Ken je vak! VVP 2-2024) Kifid oordeelde recent in twee uitspraken dat de (gewijzigde) voorwaarden van...

Modelbrief

Modelbrief

(Adfiz in Ken je vak! VVP 2-2024) Samen met het Verbond van Verzekeraars heeft Adfiz stappen gezet om het traject collectieve waardeoverdracht te standaardiseren...

Adfiz over actieve provisietransparantie: zoveel monniken, zoveel kappen

Adfiz over actieve provisietransparantie: zoveel monniken, zoveel kappen

De roadshows van Adfiz over actieve provisietransparantie zijn drukbezocht. Ruim 600 adviseurs bezochten de informatiebijeenkomsten, en die hadden niet alleen veel...

Adfiz viert 115-jarig bestaan op 13 juni

Adfiz viert 115-jarig bestaan op 13 juni

Adfiz viert op 13 juni in de Flint in Amersfoort haar 115-jarig bestaan. Adfiz heeft "een feestelijk programma samengesteld met als keynote spreker Berthold Gunster,...

Adfiz: "Provisieverbod bij uitvaartverzekeringen herzien"

Adfiz: "Provisieverbod bij uitvaartverzekeringen herzien"

"Mijn oproep aan Den Haag is dan ook om samen te bekijken hoe we nu, anno 2024, willen omgaan met het provisieverbod op uitvaartverzekeringen. Het is tijd voor modernisering....

Adfiz: uitvoeringscomplicaties bij 'drempelfunctievariant'

Adfiz: uitvoeringscomplicaties bij 'drempelfunctievariant'

"De private partijen zullen ongetwijfeld wijzen op deze mogelijke uitvoeringscomplicaties." Aldus Adfiz over de 'drempelfunctievariant' van minister Van Gennip bij...

Adfiz publiceert Wtp-beleid per pensioenverzekeraar

Adfiz publiceert Wtp-beleid per pensioenverzekeraar

Adfiz heeft het Wtp-beleid per verzekeraar in kaart gebracht en gepubliceerd in haar kennisportaal Pensioenstelsel. Adfiz: "De Wet toekomst pensioenen bepaalt de...