Gevolgen no-deal Brexit voor uitwisselen persoonsgegevens
(Adfiz in VVP 02-2019) Voorjaar 2018 is de AVG van kracht geworden. Om adviseurs te helpen met de Europese regels voor de bescherming van persoonsgegevens heeft Adfiz vorig jaar een kennisdossier (adfiz.nl/privacy) samengesteld met tools, tips en achtergrondinformatie. Ook in Ken je vak! stonden AVG-tips van Adfiz. In één van de laatste VVP-publicaties stond dat de AVG door nieuwe technologieën, nadere uitwerking van regelgeving en andere relevante ontwikkelingen om permanente aandacht vraagt. Iets wat zeker het geval is bij een no-deal Brexit.
Is er op 29 maart aanstaande sprake van een no-deal Brexit en doe je zaken met het Verenigd Koninkrijk, dan heeft dit grote gevolgen voor de uitwisseling van persoonsgegevens met je Britse partner(s). Van de één op de andere dag is het VK dan geen EU-lidstaat meer, maar – in de zin van de AVG – een ‘derde’ land. Naar deze landen mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven als de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt via nationale wetgeving. Dit is voor het VK (nog) niet het geval. Dit betekent dat je je organisatie dan zo moet inrichten dat het doorgeven van persoonsgegevens gebeurt volgens de regels die gelden voor niet EU-landen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft onlangs nadere instructies gepubliceerd voor de doorgifte van gegevens onder de AVG bij een no-deal Brexit. Deze vijf stappen moet je zetten als je data doorgeeft aan het VK:
Stap 1
Inventariseer bij welke verwerkingsactiviteiten jij (of je klant) persoonsgegevens doorgeeft aan het VK. Naast duidelijke gevallen, zoals doorgifte van gegevens in het kader van een (verzekering) overeenkomst is daar ook sprake van als bijvoorbeeld de salarisbetaling is uitbesteed aan een verwerker in het VK. Of als gebruik wordt gemaakt van diensten van een cloud provider die is gevestigd in het VK.
Stap 2
Als je persoonsgegevens wilt doorgeven aan een partij in het VK, dan is dat aan regels gebonden. Je moet dan gebruik maken van één van de instrumenten die daarvoor door de Europese Commissie zijn vastgesteld. In de meeste gevallen zal dat zijn door middel van standaardbepalingen voor gegevensbescherming. Dit zijn modelcontracten die waarborgen bieden voor het doorgeven van persoonsgegevens aan een derde land. De standaardbepalingen mogen niet gewijzigd worden en moeten 1-op-1 worden overgenomen én ondertekend. In specifieke gevallen kunnen er aanvullingen aan worden toegevoegd. In dat geval spreekt men van ad-hocbepalingen voor gegevensbescherming.
Stap 3
Zorg ervoor dat het instrument dat je wilt gebruiken op 30 maart klaar is voor gebruik. Er zijn momenteel drie categorieen standaardbepalingen voor gegevensbescherming beschikbaar. Deze zijn te vinden op EUR-lex.eu (documentnummers 2001/497/EC, 2004/915/EC en 2010/87/EC).
Stap 4
Ook in interne documenten, zoals bijvoorbeeld het Verwerkingsregister moet je aangeven dat er persoonsgegevens aan het VK worden doorgegeven.
Stap 5
Tot slot pas je ook je privacyverklaring aan zodat lezers op de hoogte zijn dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan het VK op basis van een passend beschermingsniveau.
Partner van dit artikel
Reactie toevoegen
Editie
Hoe operationaliseer je een getraind algoritme?
(Dennie van den Biggelaar, Onesurance, in Ken je vak! VVP 2-2024) In dit tweede deel van de serie AI in de Adviespraktijk beantwoorden we de vraag: hoe operationaliseer...
Omdenken centraal op lustrumevent Adfiz
Berthold Gunster, grondlegger van Omdenken, is de keynote spreker op het Adfiz-lustrumevent dat op 13 juni 2024 plaatsvindt in theater Flint in Amersfoort. Gunster...
Adfiz in Q&A actieve provisietransparantie: term provisie niet verplicht
Adfiz heeft een Q&A actieve provisietransparantie gepubliceerd. Een van de vragen waar het document op ingaat, is of het verplicht is de term provisie te gebruiken....
Adfiz hekelt ingreep CZ bij provisie
Adfiz vindt het ongehoord dat CZ zich “zo ingrijpend bemoeit met de adviespraktijk van onafhankelijke financieel adviseurs dat in detail wordt voorgeschreven...
Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseur op fouten in berichten te melden
Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseurs op om melding te maken van fouten in berichten. Op die manier kan de verwerking van berichten in de administratie van adviseurs...
(Adfiz in Ken je vak! VVP 2-2024) Samen met het Verbond van Verzekeraars heeft Adfiz stappen gezet om het traject collectieve waardeoverdracht te standaardiseren...
Adfiz over actieve provisietransparantie: zoveel monniken, zoveel kappen
De roadshows van Adfiz over actieve provisietransparantie zijn drukbezocht. Ruim 600 adviseurs bezochten de informatiebijeenkomsten, en die hadden niet alleen veel...
Adfiz viert 115-jarig bestaan op 13 juni
Adfiz viert op 13 juni in de Flint in Amersfoort haar 115-jarig bestaan. Adfiz heeft "een feestelijk programma samengesteld met als keynote spreker Berthold Gunster,...
Adfiz: "Provisieverbod bij uitvaartverzekeringen herzien"
"Mijn oproep aan Den Haag is dan ook om samen te bekijken hoe we nu, anno 2024, willen omgaan met het provisieverbod op uitvaartverzekeringen. Het is tijd voor modernisering....
Adfiz: uitvoeringscomplicaties bij 'drempelfunctievariant'
"De private partijen zullen ongetwijfeld wijzen op deze mogelijke uitvoeringscomplicaties." Aldus Adfiz over de 'drempelfunctievariant' van minister Van Gennip bij...