Incidentenprocedure

Christel van Bommel 2019

Het belang van een incidentenprocedure bleek weer eens in het geval waarin een kantoor door een aanbieder werd gewezen op mogelijke fraude door een van de medewerkers. De in dit voorbeeld genoemde zaak liep met een sisser af. Maar bij de organisatie is iedereen flink wakker geschud.

Ongeloof klonk door in de stem van de klant. “Ik werk al jaren met hetzelfde team. Het zijn ervaren mensen die zelfstandig werken. Ik vertrouw ze volkomen. Ze kennen hun verantwoordelijkheden en waar wij als bedrijf voor staan. We bespreken wekelijks de lopende zaken en hebben maandelijks uitgebreid werkoverleg. Toch kreeg ik een signaal van een aanbieder dat er gefraudeerd is. Wat moet ik nu?”“Heb je een incidentenprocedure?” was mijn wedervraag.

Er werd direct een onderzoek gestart. Was dit echt een incident of werd er vaker gefraudeerd? Deed één medewerker dit, of werd het ook door andere medewerkers gedaan? Hoe kon dit gebeuren? En belangrijker nog: wat zijn de gevolgen? Voor de klant, het kantoor, de relatie met de aanbieder, de medewerker? Om met de laatste te beginnen, die werd direct om een verklaring gevraagd. Een uitleg volgde, maar een excuus is er nooit. De medewerker werd gedurende het onderzoek op non-actief gesteld.

‘Was dit echt een incident of werd er vaker gefraudeerd?’

Alle dossiers van de betreffende medewerker zijn uit de kast getrokken om te controleren en om er zeker van te zijn dat het niet vaker is voorgekomen. Betrokken klanten werden geïnformeerd. Diverse procedures werden onder de loep genomen. Want waarom besluit iemand te frauderen? Hoe kan dat? Was de werkdruk te hoog? Lag het aan het beloningsbeleid? Was er geen goede interne controle? Hoe zat het met de borging integere bedrijfsvoering?

Incident melden? Ja!

Er was uiteraard ook overleg met de aanbieder om te laten zien dat dit een actie was van een enkele medewerker. Dat dit niet de normale werkwijze van het kantoor is. Er is overleg geweest over de vraag: moet dit incident gemeld worden bij de toezichthouder? Het antwoord op deze vraag is: ja! Een financiële dienstverlener is verplicht de AFM op de hoogte te stellen van overtredingen van de Wft en andere incidenten die zij bij hun werkzaamheden tegenkomen. Binnen hun eigen organisatie of bij ondernemingen waarmee wordt samengewerkt. Deze verplichting valt onder ketenverantwoordelijkheid. En stel dat de AFM bij een controle er achter komt dat er een incident is geweest dat niet is gemeld, dan staat uw betrouwbaarheid niet meer buiten kijf. Of de medewerker kan aanblijven, hangt af van de omstandigheden van het geval. En zal dan ook in ieder specifiek geval beoordeeld moeten worden. De vraag is meer of je de medewerker nog wilt en kunt vertrouwen.

Beschreven beleid en procedures zijn daarbij een belangrijk hulpmiddel. Zeker bij zaken die niet iedere dag voorkomen. Ze bieden een handvat en beschrijven hoe er in voorkomende situaties moet worden gehandeld. Daarnaast helpt een checklist bijvoorbeeld om niets te vergeten. Door het invullen van een checklist maak je tevens aantoonbaar dat je zaken hebt uitgevoerd of gecontroleerd.

De medewerker mocht aanblijven, maar is uiteindelijk zelf vertrokken. En de procedures… die zijn allemaal doorgenomen en weer actueel.

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Ken je vak! Inkomen: het spel en de knikkers

Ken je vak! Inkomen: het spel en de knikkers

(Annemieke Postema, AOVdokter, in Ken je vak! in VVP 1-2024) Bij een arbeidsongeschiktheidsverzekering draait het niet alleen om het spel, maar ook om de knikkers....

Help, ik moet POGGEN

Help, ik moet POGGEN

(Wilfred Schep, SVC Compliance, in VVP 6-2023) POG-werkzaamheden worden vaak vooruitgeschoven en tegen het einde van het verstrijken van de deadline wordt er hard...

Schoon in ’t handje

Schoon in ’t handje

(Annemieke Postema, AOVdokter, in Ken je vak! VVP 5-2023) Volgens de Italiaanse oud-president Giuseppe Saragat verdienen Italianen netto, maar leven ze bruto....

Iedereen aflossingsblij?!

Iedereen aflossingsblij?!

(Christel van Bommel-Versluijs, compliance-deskundige, in Ken je vak! VVP 5-2023) Volgens de AFM zijn er nu veel minder mensen met een aflossingsvrije hypotheek...

Duurzaamheid in de praktijk

Duurzaamheid in de praktijk

(Adfiz in katern Ken je vak! in VVP 4, 2023) In 2022 heeft Adfiz samen met de HAN University of Applied Science onderzoek gedaan naar de potentie van duurzaam...

Geen tegenvordering

Geen tegenvordering

HYPOTHEKEN – Het kan verleidelijk zijn. De klant stelt de adviseur aan-sprakelijk en gaat naar Kifid, maar de adviseur heeft eigenlijk ook nog wel een appeltje...

Kampvuur als verbinding

Kampvuur als verbinding

(Jelle Bartels in Ken je vak! in VVP 3, 2023) Het kijken naar een kampvuur is ontspannend en meditatief. Het helpt om stress te verminderen en een gevoel van rust...

Het MVO-overleg

Het MVO-overleg

(Björn Jalving in Ken je vak! in VVP 3, 2023) Wat er voor mij in het afgelopen jaar het meest veranderd is op het gebied van duurzaamheid is de verankering...

Kameleons en draaideuren

Kameleons en draaideuren

(Annemieke Postema, RADI AOV, in Ken je vak! in VVP 3, 2023) Ondernemers zijn vaak net kameleons; ze passen zich aan veranderende omstandigheden aan. Maar hoe...

Maar dan gaat het toch nog heel snel mis…

Maar dan gaat het toch nog heel snel mis…

(Mieke Dadema in Ken je vak! in VVP 3, 2023) Ik heb nooit schade, dus ik lees nooit de voorwaarden van mijn eigen verzekeringen. Ik lees die alleen beroepsmatig...