Register biedt handig overzicht
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.
In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.
Inhoud en vorm
In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.
‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’
Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.
Toegang tot het register
Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.
Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Reacties
Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018
Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?
Editie
Meer over
Adfiz: kennisportaal Actieve Provisietransparatie geüpdatet
Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adfiz heeft haar kennisportaal Actieve Provisietransparantie...
Open norm transparantieregels geeft ruimte
(Adfiz in Ken je vak!, VVP 3-2024) Per 1 juli 2024 geldt de verplichte actieve transparantie bij nieuwe schadeverzekeringen voor particulieren. Adviseurs moeten...
Duurzame drager, lekker praktisch
(Christel van Bommel-Versluijs, compliance-deskundige, in Ken je vak! VVP 2-2024) Kifid oordeelde recent in twee uitspraken dat de (gewijzigde) voorwaarden van...
Exacte provisie op offerte nog niet bij alle schadeverzekeraars
Adfiz heeft schadeverzekeraars gevraagd vanaf welke datum hun offerteprogrammatuur de mogelijkheid biedt om de exacte provisie op de offerte te vermelden. Van een...
(Mieke Dadema, Soepel, in Ken je vak! VVP 2-2024) Wie bezig is met een onderwerp als laaggeletterdheid word zelf bewuster van zijn of haar eigen taalvaardigheid....
Roger van der Linden: het adviesvak is intrinsiek van grote maatschappelijke betekenis
"Wij adviseurs weten al lang dat de waarde van ons advies niet alleen van materiële, financiële aard is. Maar dat de waarde van financieel advies vooral...
Zorgplicht reikt verder dan je denkt
(Rubriek 'Jouw vakbekwaamheid' door Lindenhaeghe in Ken je vak! VVP 2-2024) Een klant neemt gedurende zijn leven meerdere financiële beslissingen, maar voor...
Adfiz springt al 115 jaar in de bres voor alle financieel adviseurs van Nederland. Met een ideale mix van wijsheid en innovatievermogen. Van harte gefeliciteerd...
De geschiedenis van Adfiz voert naar 1909. Toen ontstond de Bond van Verenigingen van Vertegenwoordigers van Verzekeringsmaatschappijen in Nederland, kortweg Bond...
Maatschappelijke meerwaarde vergroten, sector blijven ontwikkelen, doorbouwen aan de vereniging. Dat zijn de grondslagen van het Adfiz Meerjarenplan 2024-2027. Adfiz:...